Datenschutz | Needs

Needs.expert - Text Summary

Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
2. Datenschutzbeauftragter
3. Geltungsbereich
4. Datenschutzrechtliche Rollen
5. Betroffene Personen und Datenkategorien
6. Website, Server-Logs und Sicherheit
7. Registrierung, Konto und Workspace
8. Team-Workspace und Sichtbarkeit von Chats
9. AI-Verarbeitung und Agents
10. Kein Modelltraining und keine routinemäßige Inhaltsauswertung
11. Proaktive Vorschläge, Workflows und automatisierte Aktionen
12. Connectoren und externe Systeme
13. Spracheingabe und Sprachausgabe
14. Public Agent ohne Registrierung
15. Unternehmensanalyse und öffentlich zugängliche Quellen
16. Datenregionen und AI-Anbieter
17. Empfänger und Dienstleister
18. Übermittlungen außerhalb des EWR
19. Cookies und Einwilligungsmanagement
20. Reichweitenmessung und Marketing
21. Kontakt, Support und Newsletter
22. Abrechnung und Stripe
23. Speicher- und Löschfristen
24. Sicherheit und Zugriffssteuerung
25. Automatisierte Entscheidungen und AI-Transparenz
26. Ihre Rechte
27. Datenbereitstellung
28. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
4.1 Direkte Nutzung als Geschäftsnutzer
4.2 Nutzung über ein Unternehmen
7.1 Registrierung und Onboarding
7.2 Organisationszuordnung
7.3 Demo-, Managed-Service- und Terminanfragen
7.4 Affiliateprogramm und Rewardful
22.1 Pläne, Checkout und Stripe
22.2 Nutzungs- und Budgetnachweise
22.3 Vertragsbezogene Erklärungen und Nachweise
Aktueller Stand - 17. September 2026
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) ist:
Unser Datenschutzbeauftragter ist:
Diese Datenschutzerklärung gilt für needs.expert, den registrierten Workspace, öffentliche AI-Agent-Oberflächen, Apps und APIs sowie für AI Agents, Chats, Workflows, Sprachfunktionen und vom Nutzer aktivierte Connectoren.
Needs stellt ein AI Agent Team bereit. Ein koordinierender AI Agent und spezialisierte Fach-Agents können Inhalte analysieren, Vorschläge und Entwürfe erstellen, Aufgaben bearbeiten und nach den Einstellungen des Nutzers Aktionen in verbundenen Systemen ausführen. Sichtbare Namen, Rollen, Darstellungen und Fachgebiete können je nach Funktion, Workspace und Konfiguration variieren.
Marktplatz-, Need-, Experten-, Service-, Matching-, Vermittlungs- und die bisherigen Partnerprogrammfunktionen sind derzeit nicht Bestandteil neu buchbarer Leistungen. Soweit Needs personenbezogene Daten aus früheren Nutzungen weiterhin verarbeitet, erfolgt dies ausschließlich zur Abwicklung bestehender Rechtsverhältnisse, zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Rechtsverteidigung nach den in Ziffer 23 genannten Fristen. Davon getrennt betreibt Needs ein öffentlich zugängliches Affiliateprogramm zur Empfehlung der Self-Service- und Managed-Service-Pläne; hierfür gelten insbesondere die Ziffern 5, 7.4, 17 bis 20 und 23 dieser Datenschutzerklärung.
Wenn Sie Needs als Unternehmer oder für eine Organisation nutzen, ist Needs regelmäßig Verantwortlicher für die zur Registrierung, Vertragsdurchführung, Bereitstellung, Sicherheit und Abrechnung erforderlichen Verarbeitungen.
Bei einem Firmenkonto ist zu unterscheiden:
Der jeweilige Vertrag einschließlich einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung konkretisiert diese Rollenverteilung. Die datenschutzrechtliche Rolle folgt stets der tatsächlichen Festlegung von Zwecken und Mitteln und nicht allein ihrer Bezeichnung im Vertrag.
Je nach Nutzung verarbeiten wir Daten von Websitebesuchern, Interessenten, Affiliatepartnern, registrierten Nutzern, Organisationsmitgliedern, Rechnungsempfängern, Gutscheinempfängern, Kommunikationspartnern sowie Personen, deren Daten berechtigt in einen Workspace oder ein verbundenes System eingebracht werden.
Hierzu können gehören:
Bitte übermitteln Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, sofern dies nicht für einen zulässigen Zweck erforderlich ist und eine geeignete Rechtsgrundlage besteht.
Beim Aufruf unserer Website verarbeiten wir insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser, Betriebssystem, Geräteinformationen und HTTP-Status. Dies ist erforderlich, um Inhalte auszuliefern, Angriffe abzuwehren, Fehler zu analysieren und den stabilen Betrieb sicherzustellen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen im sicheren und störungsfreien Betrieb der Plattform sowie in der Abwehr von Missbrauch. Technisch erforderliche Zugriffe auf das Endgerät erfolgen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
Gewöhnliche Webserver-Zugriffslogs werden grundsätzlich nach sieben Tagen gelöscht oder so anonymisiert, dass kein Personenbezug mehr hergestellt werden kann. Sicherheitsrelevante Ereignisse können nach den Fristen in Ziffer 23 länger gespeichert werden.
Bei Registrierung und Nutzung eines Kontos verarbeiten wir die erforderlichen Konto-, Organisations-, Rollen-, Einstellungs- und Vertragsdaten. Bei direkter Nutzung erfolgt dies insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Nutzern eines Firmenkontos beruhen eigene Konto-, Rollen- und Sicherheitsverarbeitungen regelmäßig auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Arbeitsinhalte verarbeitet Needs gegebenenfalls im Auftrag des Unternehmens.
Pflichtangaben sind entsprechend gekennzeichnet. Ohne die für Konto, Authentifizierung, Vertragsdurchführung und Sicherheit erforderlichen Daten können wir den betreffenden Dienst nicht bereitstellen.
Im Onboarding verarbeiten wir je nach gewähltem Einstieg insbesondere Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Funktion, optionale Telefon- und LinkedIn-Daten, Unternehmensname, Website oder Domain, Startziel, Onboarding-Fortschritt, Ergebnisse einer angeforderten Websiteanalyse sowie die aus dem Pricing übernommene gewünschte Seat-Zahl. Die Seat-Zahl wird als vorvertragliche Abrechnungsabsicht gespeichert und vor einem Checkout erneut geprüft.
Beginnt ein Interessent ein geschäftliches Onboarding mit Unternehmenswebsite und setzt es für mindestens zehn Minuten nicht fort, können die bis dahin angegebenen geschäftlichen Kontakt-, Unternehmens- und Fortschrittsdaten an unser vertriebliches Workflow-System übermittelt werden. Dies dient der Zuordnung und Bearbeitung des begonnenen Vorgangs, der Klärung technischer Abbrüche und einer angemessenen geschäftlichen Kontaktaufnahme. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung konkreter B2B-Anfragen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Einer auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützten Kontaktaufnahme kann jederzeit widersprochen werden.
Wir gleichen die geschäftliche E-Mail-Domain und die angegebene Unternehmenswebsite mit bestehenden Organisationen, Einladungen und offenen Zuordnungsanfragen ab. Wird eine bestehende Organisation erkannt, kann statt einer Neuanlage eine Beitritts- oder Inhaberschaftsanfrage erforderlich sein. Hierfür verarbeiten wir Identitäts-, Kontakt-, Domain-, Einladungs- und Statusdaten und übermitteln die zur Prüfung erforderlichen Angaben an berechtigte Administratoren der betroffenen Organisation. Offene Einladungen können bei der Ermittlung der belegten Seat-Kapazität berücksichtigt werden.
Administratoren eines Firmen-Workspace können Mitglieder, Rollen und organisationsweite Einstellungen verwalten. Der Umfang ihrer Berechtigungen wird in der Plattform angezeigt. Das Unternehmen ist dafür verantwortlich, Berechtigungen beim Rollenwechsel oder Ausscheiden eines Mitarbeiters anzupassen.
Bei einer Demo-, Managed-Service- oder Terminanfrage verarbeiten wir insbesondere geschäftliche E-Mail-Adresse, gewünschte Teamgröße, den daraus berechneten Angebotspreis, Zeitpunkt und Quelle der Anfrage sowie – bei eingeloggten Nutzern – Name und Kontozuordnung. Wir verwenden diese Daten, um die Anfrage zu beantworten, einen Termin anzubahnen, ein Angebot vorzubereiten und die zuständigen internen Ansprechpartner zu informieren.
Beim Öffnen des Managed-Service-Buchungslinks kann Needs die ausgewählte Teamgröße und den angezeigten Monatspreis sowie bei eingeloggten Nutzern Name und E-Mail-Adresse als Interessensmeldung verarbeiten, bevor die externe Buchungsseite geöffnet wird. Je nach Einstieg werden die Daten außerdem per E-Mail an Needs übermittelt, in einem internen Vertriebs- oder Automationsworkflow verarbeitet und zur Vorbereitung einer Antwort in Microsoft Outlook beziehungsweise Microsoft Graph verwendet.
Wird ein Microsoft-Bookings-Link geöffnet oder dort ein Termin gebucht, verarbeitet Microsoft technische Verbindungsdaten und die auf der Buchungsseite eingegebenen Kontakt-, Termin- und Inhaltsdaten; hierzu können Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschter Termin und ergänzende Angaben gehören. Microsoft kann außerdem Bestätigungen, Änderungen, Absagen und Erinnerungen zum Termin verarbeiten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung konkreter geschäftlicher Anfragen. Für eine vom Interessenten angeforderte Antwort ist keine zusätzliche datenschutzrechtliche Einwilligung erforderlich.
Bei der Registrierung und Teilnahme am Affiliateprogramm verarbeiten wir insbesondere Name, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmen, Konto- und Registrierungsdaten, die akzeptierte Fassung der Teilnahmebedingungen, Steuer- und Auszahlungsangaben, Partnerlinks und Partnercodes sowie Zuordnungs-, Provisions-, Korrektur- und Auszahlungsdaten. Die Verarbeitung ist für Abschluss und Durchführung des Teilnahmevertrags erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Steuer- und handelsrechtliche Nachweise verarbeiten wir zusätzlich nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Besucht eine Person Needs über einen Partnerlink, erfassen wir den darin enthaltenen Affiliate-Token und halten ihn in der bestehenden serverseitigen Sitzung, damit eine spätere Registrierung, Self-Service-Zahlung oder Managed-Service-Anfrage nach dem First-Touch-Prinzip zugeordnet werden kann. Bei Self-Service kann der Token mit dem Stripe-Kunden verknüpft werden; Rewardful erhält die für Zuordnung und Provisionsberechnung erforderlichen Kunden-, Abonnement-, Rechnungs- und Zahlungsreferenzen. Im Managed-Service-Pfad verarbeiten wir den Token zusammen mit der geschäftlichen E-Mail-Adresse und den Angaben der Interessens- beziehungsweise Terminanfrage, um die spätere Buchung und einen Vertragsabschluss manuell zuzuordnen.
Für diese Zuordnung verarbeiten wir insbesondere Affiliate-Token, Sitzungs- und Zeitangaben, technische Kennungen, eine pseudonyme Kunden- oder Organisationsreferenz, Plan, Seat-Zahl, Zahlungsbetrag, Währung, Zahlungs-, Erstattungs- und Provisionsstatus sowie bei der Managed-Service-Anfrage die geschäftlichen Kontaktdaten. Partner erhalten keine Namen oder Kontaktdaten geworbener Kunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unsere berechtigten Interessen liegen in der nachvollziehbaren Zuordnung geschäftlicher Empfehlungen, der korrekten Provisionsabrechnung und der Verhinderung von Mehrfachzuordnungen und Missbrauch. Der Verarbeitung kann nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO widersprochen werden; eine bereits erforderliche Vertrags- oder Abrechnungsdokumentation bleibt hiervon unberührt.
Für Partnerportal, Linkverwaltung, Zuordnung und Provisionsberechnung setzen wir Rewardful Inc., Suite 3810 Bankers Hall West, 888 3rd Street SW, Calgary, Alberta T2P 5C5, Kanada, als Dienstleister ein. Rewardful verarbeitet Affiliate- und Zuordnungsdaten in unserem Auftrag; soweit Rewardful eigene Portal- oder Kontozwecke festlegt, kann Rewardful daneben selbst Verantwortlicher sein. Einzelheiten zur optionalen Browsermessung stehen in Ziffer 20. Für Übermittlungen nach Kanada und etwaige weitere Drittländer gelten Ziffer 18 und die mit Rewardful vereinbarten Datenschutzgarantien.
Neue Chats in einem Firmen-Workspace werden grundsätzlich geteilt angelegt, sofern der Nutzer sie nicht als privat kennzeichnet. Geteilte Chats, Dateien, Ergebnisse, Aufgaben und Team-Workflow-Ausgaben können für den in der Oberfläche bezeichneten, berechtigten Empfängerkreis der Organisation sichtbar sein. Die aktuelle Sichtbarkeit soll vor der ersten Eingabe und während der Nutzung angezeigt werden.
Nutzer können einen Chat als privat kennzeichnen. „Privat“ begrenzt die Sichtbarkeit gegenüber anderen Organisationsmitgliedern, verhindert aber nicht die technisch notwendige Verarbeitung durch Needs und die eingesetzten Systeme. Workspace-Administratoren erhalten nicht allein aufgrund ihrer Rolle automatisch Zugriff auf private Chat-Inhalte.
Eine spätere Änderung von „geteilt“ zu „privat“ macht einen bereits erfolgten Zugriff anderer Berechtigter nicht rückwirkend ungeschehen. Geteilte Unternehmensinhalte können nach dem Ausscheiden eines Nutzers im Workspace des Unternehmens verbleiben. Private Inhalte werden nicht automatisch auf andere Nutzer übertragen.
Agents verarbeiten Eingaben, den für die Aufgabe freigegebenen Workspace-Kontext und gegebenenfalls Inhalte aus verbundenen Systemen. Daraus können Antworten, Zusammenfassungen, Entwürfe, Aufgaben, Dateien, Empfehlungen oder Tool-Aufrufe entstehen.
Rechtsgrundlage ist bei direkter Nutzung regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In einem Firmenkonto erfolgt die Inhaltsverarbeitung gegebenenfalls im Auftrag des Unternehmens. Sicherheit, technische Protokollierung und Missbrauchsprävention beruhen ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Benutzeroberfläche informiert darüber, dass die Interaktion mit einem AI-System erfolgt. AI-Ausgaben können unvollständig oder fehlerhaft sein und müssen vor wichtigen Entscheidungen geprüft werden.
Ob eine Agent-Aktion Bestandteil einer automatisierten Einzelentscheidung ist, richtet sich nach ihrem konkreten Zweck, Ablauf und ihrer tatsächlichen Wirkung. Needs trifft im Rahmen der Verarbeitungen, für die Needs Verantwortlicher ist, keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO entfalten. Bestimmt ein Firmenkunde Zweck und Mittel eines eigenen Entscheidungsprozesses, ist dieser hierfür Verantwortlicher.
Wir verwenden Kundeninhalte nicht zum Training eigener oder fremder AI-Modelle. Wir nehmen mit Kundeninhalten nicht an optionalen Trainings-, Feedback- oder Evaluationsprogrammen von Modellanbietern teil. Für die produktive AI-Verarbeitung wählen wir Vertrags- und API-Konditionen, die eine Trainingsnutzung ausschließen. Eine begrenzte anbieterseitige Verarbeitung oder Zwischenspeicherung zur Sicherheit und Missbrauchserkennung kann abhängig vom gewählten Anbieter, Verarbeitungsweg und Vertrag dennoch stattfinden.
Mitarbeiter von Needs lesen oder bewerten Chats, Dokumente, Transkripte und AI-Ausgaben nicht routinemäßig zur Qualitätskontrolle oder Produkt-Evaluation. Für Produktanalysen vorgesehene Ereignisdaten enthalten grundsätzlich keine semantischen Inhalte aus Chats, Dokumenten oder Audioaufnahmen. Technische Fehler-, Sicherheits- oder Automationsprotokolle können in begründeten Ausnahmefällen weitergehende Daten enthalten; für sie gelten die Zugriffsbeschränkungen und Löschregeln dieser Datenschutzerklärung.
Bei einer ausdrücklich beauftragten Managed-Service-Leistung können hierfür autorisierte Mitarbeiter die Konfiguration und diejenigen Inhalte verarbeiten, die der Kunde für Onboarding, Betreuung, Agent-Optimierung oder Support gezielt bereitstellt oder freigibt. Die Buchung eines Managed-Service-Plans gewährt Needs keinen pauschalen Zugriff auf sämtliche privaten Chats oder Dokumente. Umfang, Zweck und berechtigter Personenkreis richten sich nach dem konkreten Auftrag; Zugriffe werden auf das erforderliche Maß beschränkt und nach dem für das jeweilige System geltenden Verfahren protokolliert.
Außerhalb des konkret beauftragten Managed-Service-Umfangs ist ein eng begrenzter menschlicher Zugriff auf Kundeninhalte nur zulässig, wenn:
Menschliche Inhaltszugriffe gehören nicht zum gewöhnlichen Support-, Produktanalyse- oder Administrationsbetrieb. Technisch berechtigte Personen können Inhalte nur in den zuvor genannten, konkret begründeten Fällen einsehen. Solche Zugriffe sind zweckgebunden, auf das erforderliche Maß beschränkt und werden nach dem für das jeweilige System geltenden Zugriffs- und Auditverfahren protokolliert.
Needs ist kein Zero-Knowledge- oder Ende-zu-Ende-verschlüsselter Dienst. Die Anwendung, Agent-Systeme und beauftragten AI-Anbieter müssen Inhalte zur Bearbeitung technisch im Klartext verarbeiten können.
Agents können auf Grundlage des freigegebenen Workspace-Kontexts proaktiv Vorschläge erstellen. Dafür verarbeiten wir den relevanten Kontext, Einstellungen, frühere Aufgaben sowie Nutzungs- und Zeitinformationen. Ein bloßer Vorschlag löst keine externe oder rechtlich erhebliche Handlung aus.
Workflows können manuell oder zeitgesteuert ausgeführt werden. Weitere Auslöser werden nur verarbeitet, soweit sie im Workspace ausdrücklich angeboten und vom Nutzer aktiviert werden. Wir verarbeiten hierfür Workflow-Beschreibung, Version, Trigger, Zeitplan, beteiligte Agents, Connector-Aktionen, Freigaben, Eingaben, Ergebnisse, Laufstatus und Auditdaten.
Abhängig von der gewählten Autonomie- und Connector-Einstellung kann eine Aktion:
Bei einer dauerhaften Workflow-Freigabe kann die betreffende Aktion in späteren Läufen ohne erneute Nachfrage ausgeführt werden. Die Freigabe kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bereits ausgeführte Aktionen und erforderliche Auditnachweise bleiben vom Widerruf unberührt.
Ob eine Aktion dauerhaft freigegeben werden kann, richtet sich nach der für diese konkrete Action hinterlegten Richtlinie. Die Oberfläche zeigt Reichweite und Dauer der Freigabe an. Für Zahlungen, Vertragsabschlüsse oder andere rechtlich bindende Erklärungen, irreversible Löschungen sowie Änderungen von Zugriffs-, Rechte- oder Sicherheitseinstellungen ist eine dauerhafte Freigabe ausgeschlossen. Sie erfordern eine konkrete Einzelbestätigung oder werden blockiert.
Nutzer können externe Konten verbinden und festlegen, welche Aktionen Agents ausführen dürfen. Je nach aktueller Verfügbarkeit betrifft dies insbesondere:
Dabei verarbeiten wir Anbieter, Konto- und Workspace-Kennung, Berechtigungsumfang, verschlüsselte OAuth-Token, Connector-Konfiguration, erlaubte Aktionen und technische Aktionsprotokolle. Je nach Auftrag werden außerdem die vom Connector gelesenen oder geschriebenen Inhalte verarbeitet.
Organisationsverbindungen können für berechtigte Mitglieder des Unternehmens nutzbar sein. Persönliche Verbindungen sind auf den autorisierenden Nutzer beschränkt. Beim Trennen einer Verbindung werden lokale Zugangstoken entfernt oder unbrauchbar gemacht und Berechtigungen beim Anbieter widerrufen, soweit dies technisch möglich ist.
Bei einer Connector-Aktion werden die erforderlichen Daten an den vom Nutzer ausgewählten Drittanbieter übermittelt. Für dessen eigene Verarbeitung gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen und Aufbewahrungsregeln dieses Anbieters. Der Nutzer ist dafür verantwortlich, den externen Account rechtmäßig zu verbinden und die erforderlichen Berechtigungen zu besitzen.
Rechtsgrundlage ist bei direkter Nutzung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In Firmenkonten verarbeitet Needs die über Connectoren abgerufenen oder geschriebenen Arbeitsinhalte gegebenenfalls nach Art. 28 DSGVO im Auftrag des Unternehmens. Eigene Freigabe-, Sicherheits- und Auditdaten verarbeitet Needs ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur sicheren und nachvollziehbaren Ausführung der angeforderten Aktionen.
Bei Spracheingabe verarbeiten wir Audiodaten, um Sprache in Text umzuwandeln oder eine Sprachunterhaltung bereitzustellen. Die Sprachfunktion beginnt erst nach bewusster Aktivierung des Mikrofons. Needs speichert Roh-Audio einer gewöhnlichen Spracheingabe nicht als dauerhaften Workspace-Inhalt. Während der Übertragung und Verarbeitung können eingesetzte Sprachdienste Audiodaten nach ihren vertraglich festgelegten Sicherheitsfristen verarbeiten. Das Transkript kann als Bestandteil des Chats gespeichert werden.
Bei einer Sprachausgabe wird Text an den jeweils eingesetzten Sprachdienst übermittelt, um eine Audiodatei oder einen Audiostream zu erzeugen. Soweit ein Sprachdienst Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten kann, gelten die Hinweise zu Datenregionen und Drittlandübermittlungen.
Rechtsgrundlage ist bei einer vom Nutzer angeforderten Sprachfunktion Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die technische Mikrofonberechtigung des Endgeräts ist nicht automatisch eine Einwilligung im Sinne der DSGVO. Soweit für eine zusätzliche optionale Verarbeitung eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingeholt und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Soweit ein Nutzer oder Unternehmen eine Meetingaufzeichnung aktiviert, können Terminreferenz, Einwahllink, Audio- oder Videodaten, Transkript, Teilnehmerinformationen sowie daraus erstellte Notizen und Aufgaben verarbeitet werden. Bei Nutzung im Firmenkonto ist das Unternehmen dafür verantwortlich, eine geeignete Rechtsgrundlage sicherzustellen und Teilnehmer rechtzeitig zu informieren; Needs verarbeitet die Inhalte grundsätzlich im Auftrag. Die geltende Aufzeichnungsregel muss vor oder bei Aktivierung erkennbar sein. Eine verdeckte Aufzeichnung ist nicht vorgesehen.
Auf öffentlich erreichbaren Bereichen kann ein AI Agent ohne Registrierung genutzt werden. Dabei verarbeiten wir:
Die Verarbeitung dient der angeforderten Kommunikation und gegebenenfalls vorvertraglichen Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der sichere und nutzerfreundliche Betrieb beruht ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Zur lokalen Fortsetzung einer Sitzung kann der Browser eine Sitzungsreferenz und eine begrenzte Zahl zuletzt angezeigter Nachrichten im lokalen Speicher des Endgeräts ablegen. Diese lokale Kopie bleibt bestehen, bis sie durch neue Daten überschrieben oder über die Browserdaten gelöscht wird. Sie wird nicht als Analyse- oder Marketingcookie verwendet.
Serverseitig gespeicherte Konversationen werden spätestens 30 Tage nach der letzten Aktivität gelöscht oder anonymisiert, sofern sie nicht auf Wunsch des Nutzers einem anschließend angelegten Konto zugeordnet werden oder eine Sicherheitsuntersuchung eine vorübergehende weitere Speicherung erfordert.
Bitte geben Sie in einem öffentlichen Agent keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten und keine Daten Dritter ohne entsprechende Berechtigung ein.
Wenn ein Nutzer eine Unternehmenswebsite angibt oder eine geschäftliche Recherche beauftragt, können wir öffentlich zugängliche Unternehmensinformationen abrufen und mit AI-Unterstützung strukturieren. Hierbei können auch Namen und berufliche Funktionen vorkommen.
Die Verarbeitung dient der Einrichtung und Kontextualisierung des Workspace und erfolgt je nach Vorgang nach Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung eines aktuellen, unternehmensbezogenen Arbeitskontexts. Wir beschränken die Recherche auf sachbezogene, öffentlich zugängliche Quellen und verwenden sie nicht zum Aufbau eines verdeckten Personenprofils.
Die Daten stammen insbesondere von der angegebenen Unternehmenswebsite, öffentlichen Registern, Presse- oder Fachveröffentlichungen und anderen frei zugänglichen geschäftlichen Quellen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nicht gezielt erhoben.
Soweit Art. 14 DSGVO anwendbar ist, informieren wir die betroffene Person innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens innerhalb eines Monats nach Erlangung der Daten oder früher bei der ersten Kommunikation beziehungsweise Offenlegung, sofern keine Ausnahme nach Art. 14 Abs. 5 DSGVO greift. Betroffene können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.
Die Plattformanwendung und ihre zentrale Datenbank werden in Deutschland betrieben. Für AI-Anfragen kann ein Organisationsadministrator das für sein Unternehmen angebotene Verarbeitungsprofil festlegen:
Welche Anbieter und Regionen für eine konkrete Funktion eingesetzt werden, ergibt sich aus der aktuellen Leistungsbeschreibung, den Organisationseinstellungen und der Liste der Auftragsverarbeiter.
Je nach Nutzung können Daten an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:
Vom Nutzer aktivierte Connector-Anbieter können für ihre eigene Dienstleistung selbst Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter des Kunden sein. Die jeweilige Rolle richtet sich nach dem Vertragsverhältnis zwischen Nutzer, Unternehmen und Anbieter.
Beim AI-Verarbeitungsprofil „EU und international“ sowie bei einzelnen Sprach-, Zahlungs-, Kommunikations-, Termin-, Affiliate- oder vom Nutzer gewählten Connector-Funktionen können Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden.
Soweit kein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO greift, stützen wir die Übermittlung insbesondere auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO, prüfen die Umstände der Übermittlung und setzen erforderliche ergänzende Schutzmaßnahmen ein. Bei hierfür zertifizierten US-Unternehmen kann der EU-US Data Privacy Framework als Übermittlungsgrundlage eingesetzt werden.
Ein Break-Glass-Zugriff oder eine Verschlüsselung ersetzt keine erforderliche Rechtsgrundlage für eine Drittlandübermittlung. Trotz der getroffenen Maßnahmen können gesetzliche Zugriffsrechte ausländischer Behörden nicht vollständig ausgeschlossen werden.
Technisch notwendige Cookies und lokale Speicherungen verwenden wir, soweit sie für Anmeldung, Sicherheit, Sitzungsführung, Spracheinstellung und ausdrücklich gewünschte Funktionen erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende personenbezogene Verarbeitung beruht insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.
Optionale Analyse- und Marketingtechnologien werden erst nach Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingesetzt. Das Consent-Banner bietet die Auswahl zwischen ausschließlich erforderlichen Technologien und der zusätzlichen Freigabe optionaler Technologien und verlinkt auf diese Datenschutzerklärung. Anbieter, Zwecke und wesentliche Datenarten sind insbesondere in den Ziffern 17 und 20 beschrieben.
Die Auswahl wird im Cookie cookie_consent grundsätzlich für 180 Tage gespeichert. Sie kann jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer der Plattform geändert oder widerrufen werden. Auf Seiten ohne diesen Link kann die Auswahl durch Löschen des Cookies und erneutes Aufrufen einer Plattformseite zurückgesetzt werden. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht.
Nach Einwilligung kann Needs Google Analytics über den Google Tag Manager einsetzen. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei können unter anderem gekürzte oder anderweitig geschützte IP- und Geräteinformationen, Sitzungskennungen, Seitenaufrufe und Interaktionen verarbeitet werden. Google kann Daten auch in den USA verarbeiten.
Der eingesetzte Google-Tag-Manager-Container kann neben Analyse-Tags auch Marketing-Tags enthalten und wird deshalb erst nach der gemeinsamen Einwilligung in optionale Analyse- und Marketingtechnologien geladen. Auf Seiten, deren aktuelle Adresse Query-Parameter oder ein URL-Fragment enthält, initialisiert Needs den Google Tag Manager und optionale Marketing-Pixel nicht neu. Von Needs ausgelöste Seitenaufruf-Ereignisse enthalten nur den URL-Pfad; Pricing- und Seat-Parameter werden nicht an externe Buchungslinks angehängt.
Bereits nach Einwilligung geladene Anbieter-Skripte können abhängig von Anbieter und Konfiguration zusätzliche technisch verfügbare Browser- und Seitenmetadaten verarbeiten. Needs übergibt Kontaktangaben, Verifizierungswerte oder interne Referenzen nicht gezielt in Analyse- oder Marketing-Ereignisfeldern und konfiguriert die eingesetzten Tags so, dass solche Werte nicht als Trackingparameter verwendet werden.
Je nach Kampagne können nach Einwilligung außerdem Tags von LinkedIn, Meta oder TikTok eingesetzt werden. Welche Anbieter technisch eingesetzt werden können, ist in dieser Ziffer und in der aktuellen Auftragsverarbeiterliste beschrieben; ihre tatsächliche Aktivierung richtet sich nach Kampagne und Konfiguration.
Nach Einwilligung in Marketingtechnologien kann bei einem Aufruf über einen Partnerlink außerdem das Rewardful-Browserskript geladen werden. Dabei können Rewardful und dessen technische Dienstleister insbesondere den Affiliate-Token, Cookie- oder Sitzungskennungen, IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben, Referrer, aufgerufene Seite und Zeitstempel verarbeiten und ein Affiliate-Cookie setzen oder auslesen. Dies dient der Besucher- und Klickmessung sowie der Unterstützung der Zuordnung. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wird die Einwilligung nicht erteilt oder widerrufen, wird das optionale Rewardful-Skript nicht geladen; die serverseitige Zuordnung nach Ziffer 7.4 bleibt davon unberührt.
Workspace-Inhalte wie Chats, Dokumente, Transkripte und AI-Ausgaben werden nicht für Reichweitenmessung, Retargeting oder Marketing freigegeben. Die Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden.
Unabhängig davon kann Needs für den sicheren Betrieb und die Verbesserung der Bedienbarkeit eigene Nutzungsmetadaten auswerten. Hierzu gehören Funktionsaufrufe, Zeitstempel, Sitzungs- und Aufenthaltsdauer, Nutzungsmengen, technische Performance und Fehler. Für Produktanalyse vorgesehene Ereignisdaten enthalten grundsätzlich keine semantischen Workspace-Inhalte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unsere berechtigten Interessen liegen in Kapazitätsplanung, Fehlerbehebung, Missbrauchsprävention und Produktsteuerung. Diese Metadaten werden nicht zur Leistungs- oder Verhaltensbewertung einzelner Mitarbeiter verwendet.
Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Kontakt- und Inhaltsdaten zur Bearbeitung des Anliegens. Rechtsgrundlage ist je nach Anlass Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Bei rechtlichen Pflichten kann Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO hinzutreten.
Wenn Sie sich zu einem Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und den Nachweis der Anmeldung auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sich jederzeit über den Abmeldelink oder eine Nachricht an uns abmelden.
Öffnungs- und Klicktracking im Newsletter erfolgt nur, wenn es von der erteilten Einwilligung erfasst ist. Der Versand kann über einen vertraglich gebundenen E-Mail-Dienstleister erfolgen.
Für kostenpflichtige Pläne, Seats, Guthaben, Plan-Gutscheine und sonstige Zahlungen verarbeiten wir Vertrags-, Rechnungs-, Steuer- und Transaktionsdaten. Dazu gehören insbesondere Unternehmensname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Steuer- oder Umsatzsteuer-ID, Plan, Seat-Zahl, Preis, Steuerbehandlung, Rabatt- oder Gutscheindaten, Zustimmung zu den Vertragsbedingungen sowie Kunden-, Checkout-, Abonnement-, Rechnungs- und Zahlungsreferenzen. Bei einem Plan-Gutschein verarbeiten wir außerdem die erforderlichen Empfänger-, Versand-, Einlöse- und Statusdaten.
Die Zahlungsabwicklung erfolgt insbesondere über Stripe Payments Europe, Limited, The One Building, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland. Abhängig von der Zahlungsart verarbeitet Stripe insbesondere Name, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmens- und Rechnungsdaten, Steuer-ID, Zahlungsart, Zahlungs-Token, Transaktionskennung sowie Betrugs- und Gerätedaten.
Vollständige Kartendaten werden grundsätzlich direkt beim Zahlungsdienstleister eingegeben und nicht von Needs gespeichert.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, gesetzliche Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und berechtigte Interessen an Betrugsprävention und Nachweisführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Stripe kann Daten an verbundene Unternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln; hierfür gelten die Hinweise in Ziffer 18.
Zur Bereitstellung und Abrechnung der im Plan enthaltenen Nutzung und zusätzlichen Guthabens verarbeiten wir insbesondere Plan- und Seat-Zuordnung, Abrechnungsperiode, verfügbare Budgets und Guthaben, Nutzungsart und -zweck, Zeitpunkt, Status, Verbrauchs- und Kostenwerte sowie technische Ausführungs- und Transaktionsreferenzen. Diese Daten ermöglichen dem Unternehmen eine nachvollziehbare Nutzungsübersicht und dienen der Abrechnung, Missbrauchsprävention, Fehlerklärung und Nachweisführung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; steuer- oder handelsrechtlich relevante Nachweise verarbeiten wir zusätzlich nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Beim digitalen AVV-Abschluss verarbeiten wir außerdem die bestätigte Firma und Geschäftsanschrift, den Organisationsbezug, die Identität der vertretungsberechtigten Person, die abgegebene Erklärung, den Abschlusszeitpunkt sowie die vollständigen abgeschlossenen Dokumentfassungen und ihre Prüfsummen. Der Abschluss gilt für das vertretene Unternehmen. Der Nachweis ist im geschützten Vertragsbereich für dessen berechtigte Administratoren abrufbar.
Bei Kündigungen, Anfragen aus der freiwilligen Geld-zurück-Garantie und vergleichbaren vertraglichen Erklärungen verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Vertragsreferenz, Art und Zeitpunkt der Erklärung, gewünschten Beendigungszeitpunkt sowie gegebenenfalls einen freiwillig oder für eine außerordentliche Kündigung erforderlichen Grund. Zum Nachweis können wir außerdem die jeweils maßgeblichen Rechtstextfassungen oder Prüfsummen, Status- und Zahlungsreferenzen sowie ein Bestätigungsdokument mit Dokumentenprüfsumme speichern.
Die Verarbeitung dient der Durchführung und Dokumentation der Erklärung, der Vertragserfüllung, der Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Die nachfolgende Übersicht nennt die maßgeblichen Regel- oder Höchstfristen beziehungsweise die Kriterien für ihre Bestimmung. Eine frühere Löschung bleibt möglich, wenn der Zweck entfällt und keine Pflicht oder kein vorrangiger Grund zur weiteren Speicherung besteht:
Daten können länger gesperrt aufbewahrt werden, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Ein solcher Legal Hold wird auf die konkret erforderlichen Daten begrenzt.
Bei einer Wiederherstellung aus einem Backup werden zwischenzeitlich wirksam gelöschte Daten erneut gelöscht. Backups werden nicht für gewöhnliche Auskünfte oder Produktanalysen durchsucht.
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein. Hierzu gehören insbesondere Transportverschlüsselung, geschützte Speicherung von Connector-Token, rollenbasierte Berechtigungen, Mandantentrennung, kurzlebige signierte Connector-Freigaben sowie Sicherheits- und Aktionsprotokolle.
Außerhalb ausdrücklich beauftragter Managed-Service-Leistungen sind menschliche Inhaltszugriffe im gewöhnlichen Betrieb nicht vorgesehen. Für beauftragte Managed-Leistungen sowie konkret begründete Support-, Sicherheits-, Rechts- oder Wiederherstellungsfälle gelten die Zugriffs- und Auditverfahren des jeweils betroffenen Systems.
Kein Internetdienst kann absolute Sicherheit gewährleisten. Sicherheitsmaßnahmen werden daher risikoorientiert überprüft und weiterentwickelt.
Ob eine Agent-Aktion Bestandteil einer automatisierten Einzelentscheidung ist, richtet sich nach ihrem konkreten Zweck, Ablauf und ihrer tatsächlichen Wirkung. Needs trifft im Rahmen der Verarbeitungen, für die Needs Verantwortlicher ist, keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung entfalten. Bestimmt ein Firmenkunde Zweck und Mittel eines eigenen Entscheidungsprozesses, ist dieser hierfür Verantwortlicher und muss insbesondere die Zulässigkeit, Transparenz, Datenqualität und eine erforderliche menschliche Prüfung sicherstellen.
Bei AI-Systemen, die für die direkte Interaktion mit Personen bestimmt sind, informieren wir darüber, dass die Interaktion mit einem AI-System erfolgt, sofern dies nicht bereits offensichtlich ist. Die einschlägigen Transparenzpflichten des Art. 50 EU AI Act gelten seit dem 2. August 2026. Soweit AI-generierte oder manipulierte Inhalte besonderen Kennzeichnungspflichten unterliegen, werden diese in der jeweiligen Funktion umgesetzt.
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:
Bei Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Bei anderen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
Soweit Needs Daten ausschließlich im Auftrag eines Firmenkunden verarbeitet, richten Sie Ihre Anfrage bitte zunächst an dieses Unternehmen. Needs unterstützt den Verantwortlichen bei der Bearbeitung.
Die Bereitstellung der für Konto, Authentifizierung, Vertrag, Abrechnung und Sicherheit gekennzeichneten Pflichtdaten ist für die jeweilige Leistung erforderlich. Ohne diese Daten kann der Vertrag oder die gewünschte Funktion nicht bereitgestellt werden.
Optionale Daten und Funktionen werden entsprechend gekennzeichnet. Wenn ein Nutzer Daten anderer Personen in den Workspace, eine Sprachfunktion oder einen Connector einbringt, muss er hierzu berechtigt sein und erforderliche Informationen oder Einwilligungen eingeholt haben.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Anbieter oder Rechtslage ändern. Über wesentliche Änderungen informieren wir in geeigneter Weise, beispielsweise im Workspace oder per E-Mail. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar.
Für Registrierung, Authentifizierung, Mitglieder- und Rollenverwaltung, Abrechnung, Plattformbetrieb, Sicherheit, Missbrauchsprävention, eigene Produktmetadaten und gesetzliche Pflichten verarbeitet Needs Daten regelmäßig in eigener Verantwortung.
Soweit ein Unternehmen Zweck und Nutzung seiner Arbeitsinhalte bestimmt und Needs diese Inhalte ausschließlich zur Bereitstellung des Workspace verarbeitet, handelt Needs nach Maßgabe des jeweiligen Vertrags als Auftragsverarbeiter. Das Unternehmen bleibt dann Verantwortlicher und muss insbesondere eine geeignete Rechtsgrundlage, interne Zugriffsregeln und Informationspflichten gegenüber Mitarbeitern, Kunden und sonstigen Betroffenen sicherstellen.
Bei einem von einem Kundenunternehmen extern eingesetzten AI Agent ist grundsätzlich dieses Unternehmen für die von ihm festgelegte Kommunikation und Verarbeitung verantwortlich. Für öffentlich von Needs selbst angebotene Agents ist Needs Verantwortlicher.
Stamm- und Kontaktdaten, Login- und Kontodaten;
Unternehmenszugehörigkeit, Funktion, Sprache, Zeitzone, Rolle und Berechtigungen;
Onboarding-, Demo-, Termin- und Vertriebsdaten, insbesondere Unternehmenswebsite, Startziel, Onboarding-Fortschritt und gewünschte Teamgröße;
Vertrags-, Plan-, Seat-, Abrechnungs- und Zahlungsmetadaten;
Affiliatekonto-, Partnerlink-, Partnercode-, Zuordnungs-, Provisions-, Auszahlungs- und Steuerdaten;
Vertrags- und Erklärungssnapshots, akzeptierte Rechtstextfassungen, Nachweis- und Zahlungsreferenzen;
Chats, Prompts, AI-Ausgaben, Dateien, Notizen, Aufgaben, Projekte und Wissensinhalte;
Sprachdaten und Transkripte;
Workflow-Definitionen, Versionen, Zeitpläne, Trigger, Eingaben, Ergebnisse und Freigaben;
Connector-Anbieter, verbundene Konten, OAuth-Berechtigungen, verschlüsselt gespeicherte Zugangstoken, erlaubte Aktionen und Aktionsprotokolle;
AI- und Betriebsmetadaten wie Zeitstempel, Status, Modell- oder Connector-Referenz, Laufzeit, Nutzungsmengen, Token- und Kostenwerte, Fehlerklasse und technische IDs;
IP-Adresse, Browser-, Geräte-, Sitzungs-, Server- und Sicherheitsdaten;
Supportanfragen und ausdrücklich übermitteltes Feedback;
öffentlich zugängliche geschäftliche Informationen, insbesondere von einer vom Nutzer angegebenen Unternehmenswebsite.
der Nutzer ihn für einen konkreten Supportfall, bewusst übermitteltes Feedback, eine verlangte Wiederherstellung oder einen verifizierten Datenfix ausdrücklich freigibt;
ein konkreter Sicherheits- oder Missbrauchsverdacht untersucht werden muss;
ein Sicherheitsvorfall, eine rechtliche Pflicht oder die Abwehr von Rechtsansprüchen dies erfordert; oder
ein dokumentierter Notfallzugriff auf Produktionssysteme erforderlich ist.
gesperrt sein;
jedes Mal eine Freigabe erfordern;
einmalig oder für eine Sitzung erlaubt werden; oder
für eine bestimmte Verbindung, Action oder einen bestimmten Workflow dauerhaft freigegeben sein.
Microsoft 365 und Outlook;
Gmail;
Pipedrive;
HubSpot;
Notion;
GitHub.
Konversationsinhalte und AI-Ausgaben;
bei aktivierter Spracheingabe vorübergehend Audiodaten;
technische Verbindungs-, Sitzungs- und Gerätedaten;
Sicherheits- und Nutzungsmetadaten zur Anwendung von Rate-Limits und zur Missbrauchsprävention.
Nur EU/EWR: AI-Anfragen werden über Verarbeitungswege ausgeführt, für die eine Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums technisch und vertraglich bestätigt ist. Funktionen oder Modelle, die dieses Profil nicht erfüllen, stehen in dieser Einstellung nicht zur Verfügung.
EU und international: Zusätzlich können internationale Modell- und Infrastrukturanbieter eingesetzt werden. Je nach gewählter Funktion können Daten dabei insbesondere in den USA oder anderen Drittländern verarbeitet werden.
Hosting-, Speicher-, Backup- und Infrastruktur-Anbieter;
AI-, Modell-, Sprach-, Transkriptions- und gegebenenfalls Bildanbieter;
technische Automations-, Vertriebs-, CRM- und Recherche-Dienste, insbesondere n8n und – soweit eingesetzt – Firecrawl oder Pipedrive;
Microsoft-Dienste, insbesondere Outlook, Microsoft Graph und Microsoft Bookings, soweit sie für E-Mail-Entwürfe, Kommunikation oder Terminbuchung eingesetzt werden;
die vom Nutzer aktivierten Connector-Anbieter;
Zahlungsdienstleister, insbesondere Stripe;
Affiliate- und Provisionsverwaltungsdienste, insbesondere Rewardful;
E-Mail-, Benachrichtigungs- und Supportdienstleister;
Fehleranalyse-, Sicherheits- und Monitoringdienste, soweit erforderlich;
optionale Webanalyse- oder Marketinganbieter nur nach Einwilligung;
Berater, Gerichte, Behörden oder sonstige Stellen, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
Auskunft nach Art. 15 DSGVO;
Berichtigung nach Art. 16 DSGVO;
Löschung nach Art. 17 DSGVO;
Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO;
Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 21 DSGVO;
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft;
Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Trust-Center
Öffentliche Gast- oder Agent-Chats ohne Registrierung
serverseitig spätestens 30 Tage nach letzter Aktivität; eine begrenzte lokale Browserkopie bis zum Überschreiben oder Löschen der Browserdaten
Rohes Audio einer Spracheingabe
nach Transkription beziehungsweise Ende der Sprachsitzung; keine dauerhafte Speicherung
Meetingaufzeichnungen, Transkripte und daraus erzeugte Inhalte
bis zur Löschung durch den Berechtigten oder zum Ende des jeweiligen Workspace- beziehungsweise Firmenvertrags; anbieterseitige technische Kopien nach der für den konkreten Aufzeichnungsdienst vereinbarten Frist
Nicht finalisierte Onboarding-Entwürfe
solange der Vorgang fortgesetzt oder eine konkrete vorvertragliche Anfrage bearbeitet wird; Entwürfe mit Websiteanalyse oder Recherche werden bei ausbleibender Finalisierung grundsätzlich nach sieben Tagen gelöscht
Demo-, Termin- und sonstige Vertriebsanfragen ohne Vertrag
bis zum Abschluss der Anfrage und grundsätzlich höchstens sechs Monate nach dem letzten sachbezogenen Kontakt; bei Widerspruch früher, soweit keine Nachweis- oder Aufbewahrungspflicht entgegensteht
Affiliate-Link- und Zuordnungsdaten ohne spätere Registrierung, Anfrage oder Zahlung
grundsätzlich bis zum Ende der für die Kampagne festgelegten Zuordnungsfrist, danach Löschung oder echte Anonymisierung, sofern keine Sicherheitsuntersuchung oder Nachweispflicht entgegensteht
Affiliatekonto-, Provisions-, Auszahlungs- und zugehörige Vertragsnachweise
für die Dauer des Teilnahmevertrags und danach grundsätzlich drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Beendigung; soweit Handelsbrief sechs Jahre oder Buchungsbeleg beziehungsweise steuerlich relevant acht Jahre
Konto-, Organisations- und Profildaten
für die Dauer des Kontonutzungs- beziehungsweise Firmenvertrags; nach dessen Ende 30 Tage Exportmöglichkeit, anschließend Löschung aus aktiven Systemen grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen
Chats, Projekte, Aufgaben, Wissensinhalte, Dateien und AI-Ausgaben
bis zur Löschung durch den Berechtigten oder zum Ende des jeweiligen Kontonutzungs- beziehungsweise Firmenvertrags; anschließend grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen aus aktiven Systemen
Geteilte Inhalte eines Firmen-Workspace
bis zur Löschung durch die Organisation oder zum Ende des Firmenvertrags; nicht allein wegen des Ausscheidens eines einzelnen Nutzers
Workflow-Definitionen und Versionen
für die aktive Nutzung und grundsätzlich zwölf Monate nach Archivierung
Workflow-Läufe und Ergebnisse
grundsätzlich zwölf Monate, soweit der Nutzer sie nicht früher löscht und keine Nachweispflicht entgegensteht
Kurzlebige Workflow- und Automations-Payloads
grundsätzlich höchstens 14 Tage
Abgelehnte oder nicht übernommene proaktive Vorschläge
grundsätzlich 90 Tage
Connector-Zugangstoken
bis zum Trennen oder Widerruf der Verbindung; anschließend unverzügliche Löschung oder Unbrauchbarmachung
Zwischengespeicherte Connector-Inhalte
grundsätzlich höchstens 30 Tage
Connector-, Workflow- und Aktionsaudits
grundsätzlich zwölf Monate
Gewöhnliche Webserver-Zugriffslogs
grundsätzlich sieben Tage
Sonstige technische Fehler- und Betriebslogs
grundsätzlich 14 Tage
Authentifizierungs- und Sicherheitslogs
grundsätzlich 90 Tage; vorfallbezogene Auszüge bis zum Abschluss der Untersuchung oder Rechtsverteidigung
Break-Glass-Zugriffsaudits
mindestens zwölf Monate
Inhaltsfreie Produktanalyse-Rohdaten
grundsätzlich 90 Tage; danach Löschung oder echte Anonymisierung
Anonymisierte, nicht mehr auf Personen beziehbare Statistiken
ohne personenbezogene Speicherfrist
Supportkommunikation
grundsätzlich drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde; soweit Geschäftsbrief, gegebenenfalls sechs Jahre
Einwilligungs- und Widerrufsnachweise
grundsätzlich drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Einwilligung endete
Nutzungs-, Budget- und Abrechnungsaudits
für die Vertragsdauer und grundsätzlich drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Abrechnung; soweit Buchungsbeleg oder steuerlich relevant acht Jahre
Vertragsbezogene Erklärungen und Nachweise
für die Vertragsabwicklung und grundsätzlich drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde; soweit Handelsbrief sechs Jahre oder Buchungsbeleg acht Jahre
AI-Provider-Zwischenspeicherung
abhängig vom konkreten Anbieter, Verarbeitungsweg und Vertrag; die vereinbarte Frist wird in der Auftragsverarbeiterliste ausgewiesen
Buchungsbelege und Rechnungen
grundsätzlich acht Jahre
Handelsbücher, Jahresabschlüsse und vergleichbare Unterlagen
grundsätzlich zehn Jahre
Sonstige steuer- oder handelsrechtlich relevante Unterlagen
je nach Dokument grundsätzlich sechs Jahre
Verschlüsselte, rollierende Backups
bis zur planmäßigen Überschreibung nach dem für das jeweilige System geltenden Backup-Zyklus, grundsätzlich höchstens 90 Tage
Datenkategorie
Regel- oder Höchstfrist
Nur EU/EWR:
EU und international:
Datenschutz | Needs
EUR