KI-Agenten für Immobilienmakler und Hausverwaltungen: Welche Arbeit sie selbst erledigen

Ein KI-Agent übernimmt in einem Maklerbüro oder einer Hausverwaltung vor allem die Kommunikation, die um jeden Vorgang herum entsteht. Er beantwortet Interessentenanfragen, fragt fehlende Angaben nach, fordert Unterlagen an und stimmt Besichtigungstermine ab. Meldungen von Mietern und Eigentümern sortiert er, und wenn jemand nicht antwortet, fasst er nach. Dafür braucht er Zugriff auf drei Dinge: das Postfach, den Kalender und die Objektdaten. Wer die Wohnung bekommt, welcher Maklervertrag zustande kommt und welcher Handwerker einen Auftrag erhält, entscheidet weiter jemand aus deinem Team.

Genau diesen Teil der Arbeit lassen die meisten KI-Angebote für die Branche aus. Sie schreiben Exposé-Texte, bearbeiten Fotos oder nehmen Anrufe entgegen. Das spart pro Objekt einmal ein paar Minuten. Die Kommunikation läuft dagegen bei jedem Objekt und jeder Einheit wochenlang weiter. Sie kostet Zeit, weil sehr viele kleine Schritte anfallen und jemand sich merken muss, welcher Vorgang gerade auf wen wartet. Einzelne lange Aufgaben sind selten das Problem.

Wo die Zeit in Maklerbüro und Verwaltung tatsächlich hingeht

Beim Makler ist es die schiere Menge an Anfragen. ImmoScout24 hat für das erste Quartal 2024 die zehn Prozent der Mietinserate mit den meisten Anfragen ausgewertet. Die meistgesuchte Mietwohnung Deutschlands bekam im Schnitt 22 Kontaktanfragen pro Tag, in Berlin waren es 373, in München 237. Wer so ein Objekt vermarktet, hat nach zwei Tagen mehrere hundert Nachrichten im Postfach. Ein Teil davon kommt von Menschen, die sich die Miete nicht leisten können. Andere wollen erst zu einem Termin einziehen, der nicht passt, oder haben die Anzeige nur halb gelesen. Ein kleiner Teil passt wirklich. Jede dieser Nachrichten braucht trotzdem eine Antwort.

In der Hausverwaltung ist es die Zahl der Beteiligten. Mieter, Eigentümer, Beiräte, Hausmeister, Handwerker und Versorger schreiben alle in dasselbe Postfach, und fast jeder Vorgang berührt mehrere von ihnen. Laut dem VDIV-Branchenbarometer 2026, wie Haufe es zusammenfasst, sehen sich 62,1 Prozent der befragten Verwaltungen als überlastet. Mehr als die Hälfte der Verwaltungen, die 2025 Personal gesucht haben, konnte nicht alle Stellen besetzen. 57,1 Prozent wollen besonders arbeitsintensive Objekte abgeben. Die Arbeit wächst also schneller als das Team, und neue Leute lassen sich oft nicht einstellen.

In beiden Fällen geht es um Vorgangsarbeit. Ein Vorgang ist offen, er wartet auf eine Antwort, eine Unterlage oder einen Termin, und jemand muss bemerken, wenn er zu lange wartet. Dieser Teil bleibt liegen, wenn es voll wird, weil ihn niemand als eigene Aufgabe auf dem Zettel hat.

Was ein KI-Agent anders macht als ein Textgenerator

Ein Chat-Werkzeug liefert dir einen Text, den du kopierst und selbst verschickst. Ein KI-Agent ist ein KI-System, das mit Zugriff auf deine Werkzeuge selbst Schritte ausführt. Er liest E-Mails und beantwortet sie, trägt Termine ein und schlägt in den Objektdaten nach. Außerdem legt er Aufgaben an und nimmt sie wieder auf, wenn eine Antwort kommt oder eine Frist abläuft. Er weiß also über Tage hinweg, wo ein Vorgang steht.

Die drei Zugänge haben jeweils einen klaren Zweck. Im Postfach kommen Anfragen und Meldungen an, und von dort gehen die Antworten raus. Im Kalender stehen Besichtigungen, Handwerkertermine und Eigentümerversammlungen. Die Objektdaten machen den Unterschied zwischen einer höflichen und einer richtigen Antwort. Ein Agent ohne Objektdaten kann nur schreiben, dass sich jemand meldet. Ein Agent mit Objektdaten beantwortet die Frage, ob ein Stellplatz dabei ist, wie hoch die Nebenkostenvorauszahlung ist und ob Haustiere erlaubt sind.

Dazu kommen Regeln, die du festlegst. Du bestimmst, welche Fragen in welcher Phase gestellt werden, welche Unterlagen der Agent anfordert, wie oft er nachfasst und welche Fälle sofort bei einem Menschen landen. Der Agent arbeitet innerhalb dieser Regeln selbstständig. Wenn eine Situation nicht hineinpasst, fragt er nach oder gibt den Vorgang mit allen Informationen an dein Team ab.

Interessentenanfragen qualifizieren, ohne zu viel zu fragen

Bei Mietobjekten steckt in der Qualifizierung eine Einschränkung, die viele übersehen. Die Datenschutzkonferenz hat im Januar 2026 ihre Orientierungshilfe zur Selbstauskunft bei Mietinteressenten aktualisiert. Sie unterscheidet drei Phasen. Vor der Besichtigung dürfen in der Regel nur Name, Vorname und Anschrift erfragt werden, bei gefördertem Wohnraum zusätzlich Angaben zum Wohnberechtigungsschein. Nach den wirtschaftlichen Verhältnissen darfst du erst fragen, wenn jemand erklärt, die Wohnung anmieten zu wollen. Nachweise wie eine Gehaltsabrechnung kommen erst ins Spiel, wenn sich der Vermieter für eine Person entschieden hat.

Vor der Besichtigung heißt Qualifizieren deshalb vor allem, genau zu informieren, damit Interessenten selbst merken, ob das Objekt zu ihnen passt. Der Agent beantwortet jede Anfrage mit den Fakten aus den Objektdaten: Warmmiete, Einzugstermin, Haustierregelung, Stockwerk ohne Aufzug, befristeter Vertrag. Danach fragt er, ob jemand unter diesen Bedingungen besichtigen möchte. Wer bei 1.400 Euro warm und Einzug in sechs Wochen nicht mehr antwortet, hat sich selbst aussortiert. Dafür musste niemand nach Einkommen oder Familienstand fragen.

Wer nach der Besichtigung mieten will, bekommt vom Agenten die Fragen der zweiten Phase. Dazu gehören die Zahl der einziehenden Personen, das Nettoeinkommen oder die Angabe, dass es eine bestimmte Grenze überschreitet, geplante Haustiere und ein laufendes Insolvenzverfahren. Fragen, die die Datenschutzkonferenz für unzulässig hält, stellt er gar nicht erst. Dazu zählen Staatsangehörigkeit, Familienplanung und die Dauer der Beschäftigung. Viele Büros arbeiten mit alten Selbstauskunftsformularen, in denen solche Fragen noch stehen. Ein Agent mit sauberen Regeln stellt bei der dreihundertsten Anfrage dieselben zulässigen Fragen wie bei der ersten.

Bei Kaufobjekten legst du die Kriterien selbst fest, etwa ob eine Finanzierungsbestätigung vorliegen muss, bevor es einen Besichtigungstermin gibt. Der Agent fragt danach, ordnet die Antworten dem Objekt zu und schickt dir eine Liste der Interessenten, die alle Bedingungen erfüllen.

Was das an Zeit ausmacht, zeigt eine Beispielrechnung mit angenommenen Werten. Ein Mietobjekt bekommt 300 Anfragen, und Lesen, Antworten und Ablegen dauern je Anfrage drei Minuten. Das sind 15 Stunden für ein einziges Objekt, bevor die erste Besichtigung stattgefunden hat. Diese 15 Stunden übernimmt der Agent fast vollständig, weil sich die Antworten aus den Objektdaten und den Regeln ergeben.

Unterlagen anfordern und nachhalten

Nach der Entscheidung für einen Mieter oder Käufer beginnt das Einsammeln. Der Agent fordert genau die Unterlagen an, die für diese Phase vorgesehen sind. Er prüft beim Eingang, ob sie vollständig sind: Fehlt eine Seite, ist die Gehaltsabrechnung vom falschen Monat oder das Dokument unlesbar? Wenn etwas fehlt, schreibt er gezielt nach. Ist alles beisammen, legt er die Unterlagen beim Vorgang ab und meldet dir, dass der Vertrag vorbereitet werden kann.

Auch hier hilft die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz beim Festlegen der Regeln. Eine Ausweiskopie ist nicht erforderlich. Den Ausweis zeigt man nur vor, und die Prüfung wird vermerkt. Kontaktdaten des Vorvermieters darfst du nicht erfragen. Eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung kannst du nicht verlangen, weil der bisherige Vermieter sie nicht ausstellen muss. Bonitätsnachweise sollen sich auf den Zweck der Anmietung beschränken. Die vollständige Selbstauskunft, die man bei einer Auskunftei über sich anfordern kann, enthält zu viel. Diese Regeln schreibst du einmal fest, und der Agent hält sich bei jedem Vorgang daran.

Den größten Unterschied macht das Nachfassen. Unterlagen kommen selten auf die erste Nachricht vollständig. Du legst fest, nach wie vielen Tagen der Agent erinnert, wie oft höchstens und was danach passiert, etwa dass der Vorgang mit einem Hinweis bei dir landet. So gerät kein halbfertiger Vorgang in Vergessenheit, nur weil die Sachbearbeiterin gerade drei Besichtigungen hatte.

Besichtigungen koordinieren

Eine Besichtigung kostet selten viel Zeit vor Ort. Teuer wird das Hin und Her davor. Termine werden angeboten, bestätigt, verschoben und abgesagt, und jede Absage reißt eine Lücke, die jemand neu füllen muss. Bei bewohnten Wohnungen muss außerdem der aktuelle Mieter zustimmen und informiert werden.

Der Agent liest die freien Zeitfenster aus dem Kalender und bietet sie den Interessenten an, die die erste Stufe durchlaufen haben. Er bestätigt die Termine, verschickt die genaue Adresse erst an bestätigte Teilnehmer und erinnert am Vortag. Sagt jemand ab, bietet er den Platz dem Nächsten auf der Warteliste an. Bei einer Nachmieterbesichtigung stimmt er die Zeitfenster vorher mit dem Mieter ab, der noch in der Wohnung wohnt. Nach dem Termin fragt er alle Teilnehmer, ob sie die Wohnung mieten möchten, und startet damit für die Interessierten die zweite Phase.

Dein Team erscheint zum Termin und hat die Liste der angemeldeten Personen auf dem Telefon. Die zehn oder fünfzehn Nachrichten pro Termin, die vorher nötig waren, hat der Agent geschrieben.

In der Hausverwaltung: Anliegen sortieren und Vorgänge offen halten

In einer Verwaltung kommt alles durcheinander an: Schadensmeldungen, Fragen zur Nebenkostenabrechnung, verlorene Schlüssel, Beschwerden über Lärm, Fragen von Eigentümern zu Beschlüssen, Angebote von Handwerkern und Schreiben von Versorgern. Der Agent ordnet jede Nachricht einem Objekt, einer Einheit und einem Vorgangstyp zu und bewertet, wie dringend sie ist.

Bei einer Schadensmeldung fragt er sofort nach, was für die Bearbeitung fehlt. Er braucht Fotos, den genauen Ort, wie lange der Schaden schon besteht und wann jemand zu Hause ist. Danach prüft er in den Objektdaten, ob ein Wartungsvertrag greift oder der Hausmeister zuständig ist. Er legt den Vorgang an, teilt dem Mieter den nächsten Schritt mit und stimmt einen Termin zwischen Mieter und Handwerker ab. Bei einem Notfall wie einem Wasserrohrbruch schickt er dem Mieter sofort die Notdienstnummer aus den Objektdaten und meldet den Fall direkt an einen Menschen, statt ihn in die Warteschlange zu legen.

Fragen von Eigentümern beantwortet der Agent aus den Unterlagen, die er kennt. Dazu gehören die Beschlusssammlung, die Protokolle und der Wirtschaftsplan, und in der Antwort nennt er die Fundstelle. Ist die Lage nicht eindeutig oder geht es um eine rechtliche Einschätzung, etwa ob eine Mietminderung berechtigt ist, gibt er die Frage mit allem Kontext an den zuständigen Verwalter weiter.

Der wichtigste Teil ist auch hier das Nachhalten. Viele Beschwerden über Verwaltungen entstehen, weil eine Meldung irgendwo verschwunden ist und der Mieter nach drei Wochen zum zweiten Mal schreibt. Bei einem Agenten hat jeder offene Vorgang einen Status und ein Datum, an dem der nächste Schritt fällig ist. Bleibt die Rückmeldung des Handwerkers aus, fragt der Agent nach. Ist die Reparatur erledigt, fragt er beim Mieter, ob alles in Ordnung ist, und schließt den Vorgang. Der Verwalter sieht jederzeit, welche Vorgänge auf wen warten. Bisher steckt dieses Wissen meist in den Köpfen der Mitarbeiter und in ungelesenen E-Mails.

Wo der Agent aufhört: Zusagen, Verträge und die Auswahl

Ein Fehler im Routinebereich lässt sich mit einer zweiten Nachricht korrigieren. Ein falscher Terminvorschlag oder eine ungenaue Antwort zur Anfahrt kostet eine Korrektur, mehr nicht. Teuer wird es bei Nachrichten, die Rechte oder Pflichten begründen. Dort setzt du die Grenze, und für genau diese Aktionen brauchst du eine Freigabe.

Die Auswahl eines Mieters gehört dazu. Nach Art. 22 DSGVO hat eine Person das Recht, keiner Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruht und ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Der Agent bereitet die Entscheidung deshalb vor. Er stellt die vollständigen Bewerbungen nebeneinander und markiert, wo etwas fehlt. Entscheiden tut der Vermieter. Die Absagen an alle anderen verschickt der Agent danach selbst.

Beim Makler betrifft die Grenze den Maklervertrag. Nach § 656a BGB braucht ein Maklervertrag über den Kauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses Textform. Ein Vertrag kann also auch durch einen E-Mail-Wechsel zustande kommen. Deshalb verschickt der Agent Provisionsvereinbarungen und Reservierungen nicht eigenständig, und er bestätigt sie auch nicht. Dasselbe gilt für Zusagen an Mietinteressenten, Mietverträge und Kaufzusagen.

In der Verwaltung kommen Aufträge und Zahlungen dazu, die Geld der Eigentümer binden. Du legst einen Betrag fest, bis zu dem der Agent etwa einen Handwerker aus einem bestehenden Rahmenvertrag beauftragen darf. Darüber liegt der Auftrag mit allen Angeboten und einer Zusammenfassung bei dir zur Freigabe. Aussagen zu Mietpreisen, zum Wert einer Immobilie und zur Rechtslage gehören ebenfalls zu den Themen, die der Agent an einen Menschen weitergibt.

Datenschutz und Transparenz gegenüber Mietern und Interessenten

Der Agent verarbeitet personenbezogene Daten, und für ihn gelten dieselben Regeln wie für dein Team. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz ist dabei auch beim Löschen konkret. Die Daten von Interessenten, mit denen kein Vertrag zustande kommt, müssen gelöscht werden, sobald sie für den Zweck nicht mehr gebraucht werden. Wo Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz möglich sind, gilt in der Regel eine Frist von spätestens sechs Monaten. Makler und Hausverwaltungen müssen die Daten regelmäßig spätestens dann löschen, wenn mit jemand anderem ein Mietvertrag geschlossen wurde. Eine Einwilligung im Formular ist laut der Orientierungshilfe nicht das richtige Mittel, um mehr Daten zu erheben. Ein Agent kann diese Löschfristen pro Vorgang zuverlässig auslösen. In vielen Büros scheitert genau das bisher daran, dass niemand daran denkt.

Prüf beim Anbieter drei Dinge: wo die Daten verarbeitet werden, ob er einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet und ob er deine Daten für das Training von Modellen nutzt. Mieter- und Interessentendaten gehören zu den Daten, bei denen dein Datenschutzbeauftragter diese Fragen ohnehin stellen wird.

Hinzu kommt die Kennzeichnung. Die Transparenzpflichten aus Art. 50 der KI-Verordnung gelten im Wesentlichen seit dem 2. August 2026. Die österreichische KI-Servicestelle der RTR fasst die Leitlinien der EU-Kommission so zusammen, dass KI-Agenten darunter fallen können, wenn sie direkt mit Menschen kommunizieren, ausdrücklich auch in der Korrespondenz. Sie sollen offenlegen, dass sie KI sind und in wessen Auftrag sie handeln. Ein Hinweis in den AGB genügt dafür nicht. Die Pflicht zur Gestaltung liegt beim Anbieter. Für dich heißt das praktisch, dass jede E-Mail des Agenten als KI-generiert erkennbar sein und dein Büro als Absender nennen sollte. Mieter nehmen das erfahrungsgemäß gelassener hin als die Entdeckung im Nachhinein.

Wie du anfängst

Fang mit einem einzigen Vorgangstyp an, der häufig vorkommt und klare Regeln hat. Beim Makler sind das meist die Anfragen zu Mietobjekten. In der Verwaltung eignen sich Schadensmeldungen, weil sie gleich aufgebaut sind und das Nachhalten dort am meisten bringt.

Schreib dann die Regeln auf, nach denen dein Team heute schon arbeitet, auch wenn sie bisher nur in den Köpfen stehen. Welche Fragen kommen in welcher Phase, welche Unterlagen brauchst du, nach wie vielen Tagen wird erinnert und wie oft höchstens? Welche Fälle sollen sofort bei einem Menschen landen? Für Mietobjekte enthält die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz im Anhang einen Musterfragebogen, den du als Grundlage nehmen kannst. Lege danach die Rechte fest: Der Agent darf antworten, Unterlagen anfordern, Termine eintragen und nachfassen. Zusagen, Verträge und Aufträge über einem Betrag gehen über deinen Tisch.

Lies in den ersten Wochen regelmäßig mit, was der Agent schreibt, und korrigiere seine Regeln, wo er danebenliegt. Die meisten Fehler zeigen sich in den ersten Tagen, weil dort die Fälle auftauchen, an die beim Aufschreiben niemand gedacht hat. Miss danach, wie lange Anfragen auf eine Antwort warten und wie viele Vorgänge älter als eine Woche sind, ohne dass jemand sie angefasst hat. Wenn die zweite Zahl sinkt, hat dein Team die Zeit zurück, die bisher ins Suchen und Erinnern ging. Dann lohnt es sich, den nächsten Vorgangstyp dazuzunehmen.