Kann KI die Buchhaltung machen? Was Agenten neben DATEV übernehmen

Das Buchen selbst erledigt heute schon zu großen Teilen die KI. DATEV erzeugt aus Rechnungen und Kontoumsätzen automatisch Buchungsvorschläge, und die Kanzlei kann Vorschläge, die als sicher erkannt wurden, ohne Handgriff durchbuchen lassen. Wer fragt, ob KI die Buchhaltung übernehmen kann, denkt deshalb meist an den Teil, der schon weitgehend automatisiert ist. Die Zeit, die in deinem Betrieb in die Buchhaltung fließt, steckt selten im Kontieren. Sie steckt in der Klärungsarbeit rund um die Buchungen: einen fehlenden Beleg auftreiben, die Rückfrage des Steuerberaters beantworten, einer offenen Rechnung hinterherlaufen.

Diese Arbeit kann ein KI-Agent selbstständig übernehmen, weil sie fast nur aus Suchen, Nachfragen und Nachhalten besteht. Eine Freigabe braucht er erst dort, wo Geld bewegt oder dir gegenüber Dritten etwas Verbindliches zugesagt wird. Die steuerliche Beurteilung, der Abschluss und die Verantwortung für die Bücher bleiben, wo sie heute liegen.

Was DATEV heute schon selbst bucht

Die Automatisierungsservices Rechnungswesen von DATEV bestehen aus zwei Diensten. Der eine erzeugt Buchungsvorschläge aus Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der andere aus elektronischen Kontoumsätzen. Beide lernen aus den historischen Buchungsdaten des jeweiligen Mandanten, und jede Korrektur in der Kanzlei fließt in die nächsten Vorschläge ein. In der Buchungszeile markiert das Programm, welche Felder noch geprüft oder ergänzt werden müssen. Ab wann sicher erkannte Vorschläge automatisch gebucht werden, entscheidet die Kanzlei für jeden Buchungsbestand selbst.

DATEV schreibt dazu offen, dass die Qualität der automatischen Buchungen von der Datenbasis abhängt und Fehler nie ganz auszuschließen sind. Die Kanzlei soll ihre Buchführung deshalb weiter wie gewohnt prüfen. Außerdem erreichen größere Buchungsbestände laut DATEV im Schnitt eine höhere Automatisierungsqualität als kleinere, was einleuchtet, weil das Modell dort aus mehr wiederkehrenden Vorgängen lernen kann.

Für dich als Geschäftsführer heißt das: Der Buchungssatz ist nicht mehr der Engpass. Ein Beleg, der vollständig vorliegt und einem bekannten Muster folgt, geht heute fast ohne menschliche Arbeit durch. Arbeit entsteht bei allem, was unvollständig ankommt oder gar nicht.

Wo die Zeit in der Buchhaltung wirklich hingeht

Ein Buchungsprogramm kann nur mit dem arbeiten, was bei ihm ankommt. Sobald etwas fehlt, braucht es Informationen, die an anderer Stelle liegen. Sie stecken im Postfach des Kollegen, der die Software bestellt hat, im Lieferantenportal, in dem die Rechnung zum Download bereitsteht, oder im Kalender, aus dem hervorgeht, mit wem das Geschäftsessen war. Diese Lücken fallen in drei Gruppen.

Die erste Gruppe sind fehlende Belege. Auf dem Konto steht eine Kartenzahlung an einen Onlinedienst, aber keine Rechnung dazu. Jemand muss herausfinden, wer im Team diesen Dienst nutzt, ihn fragen, die Rechnung aus dem Kundenkonto holen und an die Kanzlei geben.

Die zweite Gruppe sind Rückfragen des Steuerberaters. Die Kanzlei hat einen Beleg, kann ihn aber nicht einordnen, weil sie zum Beispiel nicht weiß, ob eine Anschaffung dauerhaft im Betrieb bleibt, ob eine Reise zu einem Kundenprojekt gehört oder ob eine Gutschrift eine Preisminderung ist. Die Antwort kennt fast immer jemand im Betrieb, nur weiß die Kanzlei nicht, wer.

Die dritte Gruppe sind offene Posten. Das sind Kundenrechnungen, die nicht bezahlt wurden, Zahlungseingänge, die sich keiner Rechnung zuordnen lassen, und Lieferantenrechnungen, die liegen geblieben sind. Hier geht es direkt um Liquidität, und die Arbeit besteht darin, den Stand zu kennen und nachzufassen.

Bei allen drei Gruppen ist die eigentliche Tätigkeit einfach, sobald klar ist, wen man fragen muss. Die Zeit geht verloren, weil die Frage erst bei der falschen Person landet, weil nach drei Tagen niemand nachhakt und weil die Antwort per E-Mail kommt und dann wieder jemand sie an die Kanzlei weiterreichen muss. DATEV beschreibt den Ablauf für sein Kanzleiportal MyDATEV Kanzlei ganz ähnlich. Dort geht es darum, welche Unterlagen benötigt werden, wo Rückfragen entstehen und wer etwas erledigen oder freigeben muss. Das Portal ordnet die Anfragen der Kanzlei an deinen Betrieb. Wer bei dir die Antwort sucht und nachfasst, bleibt deine Sache.

Was ungeklärte Posten dich kosten

Ein ungeklärter Posten wird spätestens zum Jahresabschluss gebucht, und dann selten zu deinen Gunsten. Ein Steuerberater beschreibt in der DATEV-Community, wie seine Kanzlei damit umgeht. Unklare Posten laufen auf ein Zwischenkonto, und der Mandant bekommt monatlich eine E-Mail mit der Aufforderung, Belege oder Informationen nachzuliefern. Was bis zum Jahresabschluss offen bleibt, bucht die Kanzlei zu Ungunsten des Mandanten um. Unklare Eingänge werden zu steuerpflichtigen Erlösen, unklare Ausgaben zu privaten oder nicht abziehbaren Betriebsausgaben. Er begründet das auch wirtschaftlich, denn eine Rechnung über 150 Euro mit Nachdruck nachzufordern lohne sich nicht, wenn die Suche eine Stunde kostet.

Aus Sicht der Kanzlei ist das vernünftig, und für dich ist es teuer. Eine betriebliche Ausgabe kann so steuerlich wertlos werden, nur weil niemand den Beleg gefunden hat. Die Kanzlei hat keinen Anlass, eine Stunde in die Suche zu stecken, und in deinem Team hat niemand Zeit dafür, also bleibt der Posten liegen, bis er automatisch auf der ungünstigen Seite landet.

Manche Angaben lassen sich später kaum noch sauber nachholen. Für Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass verlangt § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG schriftliche Angaben, bei einer Bewirtung im Restaurant zu Anlass und Teilnehmern, zusammen mit der Rechnung. Wer im März rekonstruieren soll, mit wem er im Oktober essen war, ist auf seinen Kalender und sein Gedächtnis angewiesen. Eine Klärung kostet also umso weniger, je früher sie passiert.

Warum die E-Rechnung das Problem nur zum Teil löst

Viele setzen darauf, dass die E-Rechnung das Belegproblem von selbst erledigt. Laut den FAQ des Bundesfinanzministeriums muss seit dem 1. Januar 2025 jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen oder, wenn der Empfänger zustimmt, PDF-Rechnungen schreiben. Für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz gilt das bis Ende 2027. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD, und bei hybriden Formaten gilt der strukturierte Teil, wenn er vom lesbaren Bild abweicht.

Das Auslesen wird dadurch zuverlässiger, weil niemand mehr Beträge aus einem Scan erkennen muss. Die Klärungsarbeit bleibt trotzdem fast vollständig bestehen. Die E-Rechnung sagt, wer was zu welchem Preis geliefert hat. Sie sagt nicht, für welches Projekt die Leistung war, ob die Ware angekommen ist, ob der Preis zum Angebot passt oder warum eine Zahlung vom Rechnungsbetrag abweicht. Für Kleinbeträge bis 250 Euro brutto ist keine E-Rechnung nötig, also kommen Tankquittungen und Kartenzahlungen weiter in jedem denkbaren Format oder gar nicht. Und eine E-Rechnung, die im Postfach eines Mitarbeiters liegen bleibt, fehlt der Buchhaltung genauso wie ein Papierbeleg in dessen Schublade.

Was ein KI-Agent in der Klärungsarbeit übernimmt

Ein KI-Agent ist ein KI-System, das mit Zugriff auf eure Werkzeuge Aufgaben selbst abarbeitet. Er durchsucht Postfächer, schreibt Nachrichten, fasst nach einer Frist nach und legt Ergebnisse ab. Welche Werkzeuge er nutzt und was er dort tun darf, legst du fest. Innerhalb dieses Rahmens arbeitet er die offenen Punkte ab, ohne dass jemand jeden Schritt anstoßen muss.

Fehlende Belege beschaffen

Der Agent gleicht die Kontoumsätze mit den vorhandenen Belegen ab und nimmt sich jeden Umsatz ohne Beleg vor. Zuerst sucht er selbst in den Rechnungspostfächern, in den geteilten Ordnern und bei früheren Buchungen desselben Lieferanten. Findet er dort nichts, schreibt er die Person an, die den Dienst laut früheren Belegen oder Bestellungen nutzt, und fragt gezielt nach der Rechnung über diesen Betrag an diesem Tag. Kommt nach ein paar Tagen keine Antwort, fasst er nach. Die gefundene Rechnung gibt er über den Weg an die Kanzlei weiter, den ihr ohnehin nutzt.

Gegenüber der Liste des Steuerberaters ändern sich zwei Dinge. Die Frage kommt bei der Person an, die sie beantworten kann, und jemand bleibt dran, bis sie beantwortet ist. Bei einer Bewirtung holt der Agent Teilnehmer und Anlass aus dem Kalendereintrag und legt sie dem Kollegen zur Bestätigung vor, solange der sich noch an das Essen erinnert.

Rückfragen des Steuerberaters beantworten

Rückfragen der Kanzlei kommen als E-Mail, als Liste oder über ein Kanzleiportal. Der Agent liest sie, sucht in Verträgen, Angeboten, Projektunterlagen und Korrespondenz nach der Antwort und schreibt sie mit Verweis auf das Dokument, aus dem sie stammt. Geht aus dem Auftrag hervor, dass die Reise nach Hamburg zu einem bestimmten Kundenprojekt gehörte, teilt er das der Kanzlei so mit und legt den Auftrag bei. Beantworten die Unterlagen die Frage nicht, fragt er intern die zuständige Person, statt zu raten.

Die Grenze verläuft zwischen Sachverhalt und Bewertung. Der Agent liefert Fakten, also was gekauft wurde, wofür, wann und mit welchem Beleg. Ob daraus ein Anlagegut wird oder eine sofort abziehbare Ausgabe, entscheidet die Kanzlei, weil sie dafür ausgebildet ist und dafür einsteht.

Offene Posten nachhalten

Bei den Forderungen gleicht der Agent Zahlungseingänge mit Ausgangsrechnungen ab und erkennt, welche Rechnungen überfällig sind. Bevor er eine Zahlungserinnerung verschickt, prüft er, ob es einen Grund für die Verzögerung gibt, etwa eine offene Reklamation oder eine Absprache, die im CRM steht, und klärt das mit dem zuständigen Vertriebler. Gibt es keinen Grund, geht die Erinnerung im vereinbarten Ton raus, und der Agent verfolgt, ob das Geld ankommt. Weicht ein Zahlungseingang vom Rechnungsbetrag ab, fragt er beim Kunden nach, statt den Rest stillschweigend offen zu lassen.

Bei den Verbindlichkeiten meldet er Rechnungen, die fällig werden, prüft sie gegen Bestellung und Angebot und bereitet die Zahlung vor. An dieser Stelle hört seine Selbstständigkeit auf.

Wo eine Freigabe hingehört

Eine Freigabe braucht jede Aktion, die Geld bewegt oder deinen Betrieb gegenüber Dritten festlegt. Dazu gehören eine Überweisung, eine Gutschrift, ein nachträglich gewährter Skontoabzug, eine Ratenzahlungsvereinbarung oder der Verzicht auf eine Restforderung. Solche Schritte wirken nach außen und lassen sich nicht einfach zurücknehmen. Bei Zahlungen kommt das Betrugsrisiko hinzu, zum Beispiel durch Rechnungen mit plötzlich geänderter Bankverbindung. Der Agent bereitet die Entscheidung mit Beleg, Abgleich gegen die Bestellung und Hinweisen auf Auffälligkeiten vor, und ein Mensch gibt frei.

Alles andere erledigt der Agent ohne Einzelfreigabe. Einen Beleg suchen, einen Kollegen fragen, eine Rückfrage der Kanzlei mit Unterlagen beantworten oder eine Zahlungserinnerung im vereinbarten Rahmen verschicken kostet kein Geld, und ein Fehler lässt sich mit einer zweiten Nachricht korrigieren. Wer auch hier jede Nachricht freigeben will, macht aus der Sucharbeit Abnickarbeit und verliert den Zeitgewinn fast vollständig.

Den Rahmen legst du einmal fest. Du bestimmst, welche Postfächer und Ordner der Agent lesen darf, wen er anschreiben darf, in welchem Ton Erinnerungen an Kunden gehen und ab welcher Mahnstufe ein Mensch übernimmt. Jede ausgeführte Aktion sollte protokolliert sein, damit du und die Kanzlei nachvollziehen könnt, wer wann was gefragt und geliefert hat.

Was beim Steuerberater und bei dir bleibt

Die Kanzlei bleibt für alles zuständig, was ein steuerliches Urteil verlangt. Das sind die Einordnung schwieriger Sachverhalte, Abschreibungen und Abgrenzungen, der Jahresabschluss, die Steuererklärungen und der Austausch mit dem Finanzamt. Ein Agent auf deiner Seite ändert daran nichts. Er ändert, wie vollständig und wie schnell die Unterlagen bei der Kanzlei ankommen. Das verbessert auch deren Arbeit, weil weniger auf Zwischenkonten landet und zum Jahresende weniger zu deinen Ungunsten umgebucht werden muss.

Die Verantwortung bleibt bei dir. Nach § 41 GmbHG sind die Geschäftsführer verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen. Die Buchungen kann eine Kanzlei übernehmen, und Software kann dabei helfen, aber die Pflicht, dafür zu sorgen, bleibt bei dir. Ein Agent, der Belege vollständig und zeitnah beibringt, hilft dir, diese Pflicht zu erfüllen.

Bei dir bleiben außerdem alle Entscheidungen über Geld. Welche Rechnung du bezahlst, welchem Kunden du entgegenkommst und wann eine Forderung ans Inkasso geht, entscheidest du oder jemand, dem du das übertragen hast.

Was ein Agent dafür braucht und wo er an Grenzen stößt

Ein Agent kann nur klären, was er sehen kann. Er braucht Lesezugriff auf die Kontoumsätze, auf die Postfächer, in denen Rechnungen eingehen, auf die Ablage für Verträge und Angebote und auf Kalender und CRM, soweit sie für die Zuordnung nötig sind. Dazu kommt eine Übersicht, wer im Betrieb wofür zuständig ist, damit Fragen gleich richtig ankommen. Diese Übersicht wird mit der Zeit genauer, weil jede beantwortete Frage zeigt, wer was weiß.

Die Grenzen sind konkret. Sprachmodelle lesen Dokumente gelegentlich falsch, verwechseln ähnliche Beträge oder halten einen Platzhalter in einer Vorlage für eine echte Angabe. Deshalb sollte jede Antwort an die Kanzlei auf ein Dokument verweisen, das sie selbst prüfen kann, und eine Aussage ohne Beleg sollte als offene Frage an einen Menschen gehen.

Die zweite Grenze sind die Zugriffsrechte. Lohnunterlagen, Gesellschafterangelegenheiten und private Postfächer gehören nicht in den Arbeitsbereich eines Agenten, der Lieferantenrechnungen sucht. Und die Datenfrage klärst du vor dem Start. Du musst wissen, wo die Inhalte verarbeitet werden, ob mit ihnen Modelle trainiert werden und ob es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt.

Wie du anfängst

Nimm die letzte Liste offener Punkte von deiner Kanzlei oder das Zwischenkonto mit den ungeklärten Posten und zähl nach, wie viele Positionen darauf stehen und wie lange sie im Schnitt offen waren. Das ist die Arbeit, um die es geht, und die Zahl zeigt dir, ob sich ein Agent für euch lohnt.

Eine Beispielrechnung mit angenommenen Zahlen: Stehen jeden Monat 50 Positionen auf der Liste und kostet jede im Betrieb eine Viertelstunde, weil jemand erst herausfinden muss, wer den Beleg hat, ihn anschreibt und später nachfasst, sind das gut zwölf Stunden im Monat. Sie fallen verteilt an, bei der Assistenz, bei den angeschriebenen Kollegen und oft bei dir selbst. Was trotzdem liegen bleibt, landet beim Jahresabschluss auf der ungünstigen Seite.

Fang mit den fehlenden Belegen an. Dort ist das Ergebnis am klarsten, weil ein Beleg entweder da ist oder nicht, und der Agent braucht dafür keinerlei Zahlungsrechte. Wenn er dort einige Wochen zuverlässig arbeitet, gib ihm die Rückfragen der Kanzlei und danach die offenen Posten.

Sprich vorher mit deinem Steuerberater. Eine Kanzlei, die heute ungeklärte Posten zum Jahresende pauschal umbucht, weil sich die Suche für sie nicht rechnet, hat ein Interesse daran, dass die Belege vorher vollständig ankommen. Gemeinsam legt ihr fest, in welcher Form Antworten und Belege bei ihr eingehen sollen.

Häufige Fragen

Ersetzt KI den Steuerberater?

Nein. Buchungsvorschläge und die Klärungsarbeit lassen sich weitgehend automatisieren. Die steuerliche Beurteilung, der Jahresabschluss und die Steuererklärungen bleiben Aufgabe der Kanzlei. Ein Agent in deinem Betrieb sorgt dafür, dass sie dafür vollständige Unterlagen bekommt.

Darf ein KI-Agent Rechnungen bezahlen?

Ein Agent kann eine Zahlung vorbereiten, mit Rechnung, Abgleich gegen die Bestellung und Hinweisen auf Auffälligkeiten wie eine geänderte Bankverbindung. Die Überweisung selbst sollte ein Mensch freigeben, weil sie Geld bewegt und sich nicht einfach zurückholen lässt.

Macht die E-Rechnung einen Agenten überflüssig?

Die E-Rechnung macht das Auslesen von Rechnungen zuverlässiger. Wofür eine Leistung war, wer sie bestellt hat und warum eine Zahlung abweicht, steht aber nicht darin. Außerdem kommen wegen der Ausnahme für Kleinbeträge bis 250 Euro und der Übergangsfristen bis Ende 2027 weiterhin Papier- und PDF-Belege an.

Brauche ich dafür eine bestimmte Buchhaltungssoftware?

Nein. Der Agent arbeitet mit Postfächern, Ablage, Kalender und Kontoumsätzen und gibt Belege und Antworten über den Weg an die Kanzlei, den ihr ohnehin nutzt. Mit welchem Programm die Kanzlei bucht, ändert an der Klärungsarbeit auf deiner Seite wenig.

Wer haftet, wenn der Agent einen Fehler macht?

Für die ordnungsmäßige Buchführung bleibt die Geschäftsführung verantwortlich. Deshalb gehören zur Einrichtung ein Protokoll jeder Aktion, ein Belegverweis in jeder Antwort an die Kanzlei und eine Freigabe für alles, was Geld bewegt.