KI im Einkauf: Welche Arbeit ein Agent zwischen Anfrage und Bestellung übernimmt

Im mittelständischen Einkauf geht die meiste Zeit für Arbeit drauf, bei der noch gar nichts entschieden wird. Man sucht passende Lieferanten, liest Angebote, die alle anders aufgebaut sind, und hakt nach, wenn eine Auftragsbestätigung ausbleibt oder ein Liefertermin wackelt. Genau diese Arbeit kann ein KI-Agent übernehmen, und dafür musst du vorher keine Einkaufssoftware einführen. Die Bestellung bleibt der Schritt, den ein Mensch freigibt, weil sie dein Unternehmen bindet. Alles davor und vieles danach ist Arbeit mit Informationen, und die lässt sich zum großen Teil abgeben.

Diese Aufteilung ändert, wie du über das Thema nachdenken solltest. Die meisten Texte über KI im Einkauf gehen davon aus, dass es schon Lieferantenstammdaten, Kataloge und Ausgabenanalysen gibt, mit denen eine KI rechnen kann. In einem Unternehmen mit 80 Mitarbeitern und zwei Einkäufern gibt es das selten. Dort ist ein Agent gerade deshalb nützlich, weil er mit dem Material arbeitet, das tatsächlich da ist.

Wo die Einkaufsarbeit im Mittelstand wirklich steckt

In vielen mittelständischen Unternehmen liegt der Einkauf an vier Orten: im Postfach, in einem Ordner voller Angebots-PDFs, in einer Excel-Tabelle für den Preisvergleich und im Kopf der Leute, die seit Jahren einkaufen. Wer dort arbeitet, weiß zum Beispiel, dass ein bestimmter Lieferant im Sommer regelmäßig zwei Wochen später liefert oder dass ein anderer bei Mengen über 500 Stück immer noch einen Rabatt gibt, wenn man danach fragt. Nirgends steht das geschrieben.

Die Umfragen des Fachverbands BME passen zu diesem Bild. Im Mittelstandsbarometer 2024 gaben 33 Prozent der befragten Unternehmen an, keine detaillierten und digitalen Prozesse zur Lieferantenqualifizierung zu haben. Den größten Digitalisierungsbedarf sahen 71 Prozent im Lieferantenmanagement und 56 Prozent in der Bestellabwicklung. Im Einkaufsbarometer Mittelstand 2025 nutzte nur eines von vier Unternehmen eine digitale Plattform, um mit Lieferanten zusammenzuarbeiten. Fast 60 Prozent nannten fehlende Zeit und fehlendes Personal als größte Hürde bei der Digitalisierung ihrer Lieferantenprozesse.

Diese letzte Zahl ist die wichtigste. Den Einkäufern fehlt selten das Wissen, wie es besser ginge. Aber jeder einzelne Beschaffungsvorgang besteht aus vielen kleinen Lese- und Schreibschritten, und jeder davon dauert nur ein paar Minuten. Zusammen zerlegen sie den Tag, und sobald etwas Dringendes dazwischenkommt, bleiben genau diese Schritte liegen: die Nachfrage beim Lieferanten, der Abgleich der Auftragsbestätigung und die Suche nach einer Alternative, falls der Hauptlieferant ausfällt. Für ein Softwareprojekt, das zuerst Stammdaten und Freigabeabläufe braucht, bleibt dann erst recht keine Zeit.

Warum ein Agent ohne Einkaufssoftware anfangen kann

Eine klassische Einkaufssoftware arbeitet mit strukturierten Daten. Sie funktioniert, wenn Lieferanten, Artikel, Preise und Freigabestufen sauber gepflegt sind, und genau diese Pflege ist das Projekt, für das im Mittelstand die Leute fehlen. Ein Sprachmodell dagegen kann unstrukturierten Text lesen, also eine E-Mail, eine Preistabelle in einem PDF oder die Website eines Herstellers. Deshalb kann ein Agent dort ansetzen, wo die Arbeit heute schon liegt.

Ein KI-Agent ist ein Sprachmodell, das mit Werkzeugen handeln kann. Es beantwortet nicht nur Fragen im Chat, sondern liest und schreibt E-Mails, sucht im Web, legt Dokumente ab, führt Aufgaben mit Fälligkeit und bleibt über Tage an einem Vorgang dran. Für den Einkauf ist die Ausdauer entscheidend, weil ein Beschaffungsvorgang selten an einem Tag abgeschlossen ist. Zwischen Anfrage und Wareneingang liegen oft Wochen, und in dieser Zeit muss jemand im Blick behalten, was noch offen ist.

Nebenbei entsteht etwas, das die meisten Unternehmen nie bewusst aufgebaut haben. Jedes Angebot, das der Agent liest, und jede Verspätung, die er festhält, wird zu Vergleichsmaterial für den nächsten Vorgang. Nach ein paar Monaten weiß das Unternehmen, und nicht nur ein einzelner Einkäufer, wie sich die Preise einer Warengruppe entwickelt haben und welcher Lieferant seine Termine hält.

Lieferanten recherchieren und vorprüfen

Die erste Aufgabe ist oft die mühsamste: Du brauchst einen zweiten Lieferanten für ein Teil, weil der bisherige zu teuer geworden ist oder weil du nicht mehr von einem einzigen Werk abhängen willst. Ein Agent bekommt dafür eine Beschreibung des Bedarfs, etwa Werkstoff, Losgröße, geforderte Zertifizierung und maximale Entfernung zum Werk, und sucht dann auf Herstellerseiten, in Branchenverzeichnissen und in öffentlichen Registern.

Heraus kommt eine kurze Liste, in der jede Angabe eine Quelle hat. Wichtig ist dabei, dass der Agent unterscheidet, was belegt ist und was der Lieferant nur über sich selbst behauptet. Ein Zertifikatslogo auf der Website sagt noch nicht, dass das Zertifikat gültig ist. Deshalb gehört die Bitte um das aktuelle Zertifikat gleich in die erste Anfrage, und der Agent prüft das Ablaufdatum, sobald das Dokument da ist.

Recherche ersetzt keine Erfahrung mit einem Lieferanten. Sie sorgt aber dafür, dass die Auswahl nicht mehr davon abhängt, wen der Einkäufer zufällig von einer Messe kennt. Bei einem Engpass ist das der eigentliche Wert: Du hast in einem Tag fünf geprüfte Kandidaten statt nach zwei Wochen einen.

Anfragen verschicken und Angebote vergleichbar machen

Angebote sind oft deshalb schwer zu vergleichen, weil schon die Anfragen unterschiedlich waren. Der eine Lieferant hat eine Zeichnung bekommen, der andere nur eine Beschreibung am Telefon, und der dritte wusste nichts von der gewünschten Liefermenge pro Abruf. Ein Agent schickt allen dieselbe Anfrage mit denselben Angaben und denselben Fragen, also nach Preis, Staffelung, Lieferzeit, Gültigkeit des Angebots, Zahlungsziel und Lieferbedingungen. Wenn nach einer vereinbarten Frist keine Antwort kommt, fasst er selbst nach.

Das darf er, weil ihr den Rahmen vorher festgelegt habt: welche Lieferanten er anschreiben darf, welche Unterlagen er mitschicken darf, wie oft er nachfasst und was er auf keinen Fall zusagt. Innerhalb dieses Rahmens braucht keine einzelne E-Mail eine Freigabe, weil eine Anfrage niemanden zu etwas verpflichtet.

Die Angebote kommen trotzdem in allen Formen zurück. Einer rechnet pro 100 Stück, der andere pro Kilogramm. Einer liefert frei Haus, der andere ab Werk, sodass du die Fracht selbst tragen musst. Einer gibt einen Festpreis, der andere einen Grundpreis mit Materialteuerungszuschlag, der sich monatlich ändert. Der Agent liest jedes PDF, rechnet die Preise auf dieselbe Einheit und dieselben Lieferbedingungen um und stellt alles in eine Tabelle.

Wertvoller als der günstigste Preis ist dabei oft die Liste der Lücken. Wenn ein Angebot keine Angabe zur Gültigkeit hat oder die Mindestmenge nur im Kleingedruckten steht, schreibt der Agent das dazu und fragt beim Lieferanten nach, bevor du entscheidest. Ohne diese Nachfragen vergleichst du Preise, die in Wirklichkeit für unterschiedliche Leistungen gelten.

Die Entscheidung für einen Lieferanten bleibt bei dir oder deinem Einkäufer, weil sie Dinge abwägt, die in keinem Angebot stehen, zum Beispiel wie abhängig du von einem Lieferanten werden willst oder wie verlässlich er sich bei der letzten Reklamation verhalten hat. Der Agent kann eine Empfehlung mit Begründung dazuschreiben. Du musst sie aber nicht übernehmen.

Nach der Bestellung: Auftragsbestätigung und Liefertermine

Sobald die Bestellung raus ist, beginnt eine Arbeit, die in vielen Unternehmen nur halb erledigt wird. Die Auftragsbestätigung des Lieferanten muss mit der Bestellung übereinstimmen, also in Preis, Menge, Liefertermin und Konditionen. Das ist mehr als eine Formalie, denn nach § 150 Abs. 2 BGB gilt eine Annahme unter Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag. Eine Auftragsbestätigung mit einem anderen Preis oder einem späteren Termin ist also rechtlich ein neues Angebot des Lieferanten, und du musst dich dazu verhalten.

Ein Agent vergleicht jede eingehende Auftragsbestätigung mit der Bestellung und meldet Abweichungen noch am selben Tag. Er schreibt dazu, was genau abweicht, und bereitet eine Antwort an den Lieferanten vor. Weil ein Widerspruch zu neuen Konditionen deine Verhandlungsposition festlegt, gibst du diese Antwort frei. Bleibt die Auftragsbestätigung aus, fasst der Agent nach, ohne dass jemand daran denken muss.

Mit den Lieferterminen läuft es genauso. Der Agent fragt einige Tage vor dem vereinbarten Termin beim Lieferanten nach, ob er hält, liest Versandavise und prüft die Sendungsverfolgung, wenn es eine gibt. Verschiebt sich ein Termin, sagt er es der Person, die davon abhängt, etwa der Produktionsplanung oder dem Projektleiter, und zwar bevor das Material fehlt. Hier zahlt sich die Arbeit aus der Angebotsphase aus: Der Agent weiß noch, welcher andere Lieferant das Teil vor drei Wochen mit kürzerer Lieferzeit angeboten hat, und kann fragen, ob das Angebot noch gilt.

Risiken melden, bevor sie teuer werden

Laut Einkaufsbarometer Mittelstand 2025 haben mehr als 75 Prozent der befragten Unternehmen durch gestörte Lieferketten erhebliche Mehrkosten gehabt, und knapp die Hälfte hält ihr Beschaffungssystem für unzureichend, um Risiken wirksam zu steuern. Das liegt selten daran, dass die Warnzeichen unsichtbar wären. Sie sind nur verstreut, und es ist niemandes Aufgabe, sie täglich einzusammeln.

Ein Agent kann das tun, weil er die Quellen regelmäßig prüft, ohne dass jemand daran denken muss. Dazu gehört die eigene Historie, wenn ein Lieferant zum dritten Mal in Folge später liefert als bestätigt. Dazu gehören öffentliche Quellen wie das Portal Insolvenzbekanntmachungen, auf dem die deutschen Insolvenzgerichte ihre Bekanntmachungen veröffentlichen, und Nachrichten über Werksschließungen, Streiks oder Übernahmen. Und dazu gehören die eigenen Fristen: ein Rahmenvertrag, der in zwei Monaten ausläuft, ein Angebot, dessen Preisbindung endet, oder ein Zertifikat, das nächste Woche abläuft.

Jede Meldung kommt mit der Quelle und einem Vorschlag für den nächsten Schritt. Ein Agent, der jede Kleinigkeit meldet, wird allerdings nach zwei Wochen ignoriert. Deshalb solltest du ihm sagen, was für dein Unternehmen wirklich zählt, zum Beispiel Lieferanten, von denen ihr bei einem Teil allein abhängt, oder Verzögerungen, die einen Kundenauftrag betreffen. Alles andere kann in eine wöchentliche Übersicht.

Wo der Agent aufhört

Eine Bestellung ist eine verbindliche Zusage an einen Lieferanten, und eine Zahlung lässt sich kaum zurückholen. Beides sind die Aktionen, bei denen ein Mensch freigibt. Auch in E-Mails sagt der Agent nichts verbindlich zu, also weder die Annahme eines Angebots noch einen Preis, auf den ihr euch in der Verhandlung festlegen würdet.

Die Freigabe muss trotzdem nicht aufwendig sein. Der Agent bereitet die Bestellung vollständig vor, mit Lieferant, Positionen, Preisen, Liefertermin und dem Verweis auf das Angebot, auf dem sie beruht. Wer freigibt, prüft einen fertigen Vorgang und muss nichts mehr zusammensuchen. Die Kontrolle bleibt vollständig, aber sie kostet eine Minute statt einer halben Stunde.

Wo genau die Grenze liegt, entscheidest du. Bei einem Rahmenvertrag mit festen Preisen und festen Abrufmengen kann es vernünftig sein, dass der Agent Abrufe bis zu einer bestimmten Summe selbst auslöst, weil die eigentliche Entscheidung beim Abschluss des Rahmenvertrags schon gefallen ist. Bei einem neuen Lieferanten oder einer Investition wirst du jede Bestellung selbst sehen wollen. Ihr legt fest, welche Aktionen mit welchen Lieferanten bis zu welcher Summe erlaubt sind, und der Agent hält sich an diesen Rahmen.

Was schiefgehen kann

Das häufigste Problem ist banal: Der Agent liest ein Angebot falsch. Staffelpreise in mehrspaltigen Tabellen, Fußnoten mit Zuschlägen oder ein Platzhalter aus einer Vorlage, den der Lieferant vergessen hat zu ersetzen, können zu falschen Werten in der Vergleichstabelle führen. Dagegen hilft, dass jeder Wert in der Tabelle auf die Stelle im Dokument verweist, aus der er stammt. In den ersten Wochen sollte jemand stichprobenartig nachprüfen. So siehst du schnell, bei welchen Lieferanten und Dokumentformaten der Agent zuverlässig ist und wo nicht.

Das zweite Problem betrifft die Sicherheit. Ein Einkaufsagent liest ständig Inhalte von außen, also E-Mails, PDFs und Websites. Die OWASP, eine gemeinnützige Organisation für Anwendungssicherheit, beschreibt als größtes Risiko bei Sprachmodellen die Prompt Injection. Dabei stecken in externen Inhalten Anweisungen, die das Verhalten des Modells verändern, und diese Anweisungen müssen für Menschen nicht einmal sichtbar sein. Ein manipuliertes PDF könnte also versuchen, den Agenten zu einer Handlung zu bringen, die niemand wollte. Die OWASP empfiehlt unter anderem, dem Modell nur die Rechte zu geben, die es für seine Aufgabe braucht, externe Inhalte klar als nicht vertrauenswürdig zu kennzeichnen und riskante Aktionen von einem Menschen freigeben zu lassen. Das ist ein zweiter, technischer Grund, warum Bestellungen und Zahlungen beim Menschen bleiben: Ein Agent, der selbst bezahlen dürfte, ließe sich im schlimmsten Fall zum Bezahlen bringen.

Das dritte Problem ist Vertraulichkeit. Zeichnungen, Stücklisten und eure eigenen Einkaufspreise sind Betriebsgeheimnisse. Leg fest, welche Unterlagen der Agent an welche Lieferanten schicken darf. Unterlagen unter Geheimhaltungsvereinbarung gehören nur an Lieferanten, die sie unterschrieben haben. Achte außerdem darauf, wo die Modelle laufen, die eure Daten verarbeiten, und ob der Anbieter sie für eigenes Training verwendet.

Womit du anfängst

Fang mit dem Teil an, der wenig Risiko hat und sofort messbar ist, nämlich mit dem Abgleich der Auftragsbestätigungen und der Überwachung der Liefertermine. Der Agent braucht dafür Zugriff auf das Einkaufspostfach und die offenen Bestellungen, mehr nicht. Nach einigen Wochen siehst du, wie viele Abweichungen er gefunden hat und bei wie vielen Verspätungen ihr früher Bescheid wusstet als sonst.

Als Zweites nimmst du eine Warengruppe, für die ihr regelmäßig Angebote einholt. Dort lässt du den Agenten Anfragen verschicken, nachfassen und die Angebote in eine Tabelle bringen. Ein Einkäufer, der die Tabelle mit seiner eigenen Einschätzung vergleicht, merkt schnell, wo der Agent zuverlässig ist und wo er noch Hinweise braucht.

Parallel dazu lohnt sich eine Stunde mit den Leuten, die seit Jahren einkaufen. Frag sie, welche Lieferanten sie bevorzugen und warum, was sie bei jedem Angebot nachverhandeln und bei welchen Lieferanten sie gelernt haben, genauer hinzusehen. Diese Regeln gibst du dem Agenten mit. Damit steht zum ersten Mal an einer Stelle, was bisher nur in wenigen Köpfen war, und dieses Wissen bleibt im Unternehmen, wenn jemand in Urlaub geht, krank wird oder in Rente geht.

Häufige Fragen

Brauche ich ein ERP oder eine Einkaufssoftware, damit ein KI-Agent im Einkauf hilft?

Nein. Ein Agent kann mit E-Mails, PDFs und Tabellen arbeiten, weil Sprachmodelle unstrukturierten Text lesen. Wenn es ein ERP gibt, ist es hilfreich, weil der Agent offene Bestellungen dann direkt abgleichen kann. Es ist aber keine Voraussetzung für den Anfang.

Darf ein KI-Agent selbst bestellen?

Technisch kann er das, wenn du ihm das Recht dazu gibst. Sinnvoll ist das vor allem bei Abrufen aus Rahmenverträgen mit festen Preisen und einer Obergrenze. Neue Bestellungen, verbindliche Zusagen und Zahlungen solltest du freigeben, weil sie dein Unternehmen binden und weil ein Agent, der externe Dokumente liest, manipulierbar sein kann.

Wie reagieren Lieferanten, wenn ein Agent die Anfragen schreibt?

Die meisten Lieferanten merken vor allem, dass die Anfragen vollständiger und einheitlicher sind. Sag offen, dass ein KI-Agent schreibt, und sorg dafür, dass jeder Lieferant jederzeit einen Menschen erreichen kann. Bei Verhandlungen und schwierigen Gesprächen übernimmt ohnehin dein Einkäufer.

Ersetzt der Agent meinen Einkäufer?

Er übernimmt die Lese-, Vergleichs- und Nachfassarbeit, die heute den Tag deiner Einkäufer zerlegt. Die Auswahl von Lieferanten, die Verhandlung und die Pflege der Beziehungen bleiben bei ihnen. Dafür haben sie dann tatsächlich Zeit.

Was passiert mit vertraulichen Zeichnungen und Preisen?

Du legst fest, welche Unterlagen der Agent an welche Lieferanten schicken darf. Prüf außerdem beim Anbieter, wo die Daten verarbeitet werden und ob sie für das Training von Modellen verwendet werden.