Wie unterstützen KI-Agenten den Einkauf?

„Wir brauchen kurzfristig 50 Monitore fürs neue Büro. Bitte drei Angebote einholen und vergleichen.“ Angaben zu Bildschirmgröße, Anschlüssen, Budget und Liefertermin fehlen. Angebote können später als E-Mail, PDF oder Tabelle an verschiedenen Stellen vorliegen.

Ein KI-Agent im Einkauf kann eine solche Anfrage strukturieren, fehlende Informationen erkennen, Rückfragen formulieren und die nächsten Arbeitsschritte vorbereiten. Ein entsprechend ausgestattetes System kann außerdem mehrere Angebote auswerten. Welche Aktionen es selbst ausführt, hängt von seinen Werkzeugen, Berechtigungen und Regeln ab.

Was macht ein KI-Agent im Einkauf?

Agentische Systeme können zielorientiert über mehrere Schritte hinweg arbeiten. Der Begriff ist allerdings nicht einheitlich definiert: Manche Systeme folgen weitgehend festgelegten Abläufen, andere steuern ihr Vorgehen dynamischer.

Im Beispiel könnte das System zunächst prüfen:

• Welche Bildschirmgröße wird benötigt?
• Bis wann müssen die Monitore geliefert werden?
• Welche Anschlüsse und technischen Mindestanforderungen gelten?
• Gibt es ein Budget oder bevorzugte Lieferanten?

Fehlt eine Angabe, formuliert es eine gezielte Rückfrage. Sind Annahmen zulässig, muss es diese klar kennzeichnen. So wird sichtbar, welche Informationen bereits vorliegen und wo noch eine Entscheidung fehlt.

Mehrere Angebote vergleichbar machen

Liegen mehrere Angebote vor, kann ein entsprechend ausgestattetes System relevante Angaben herausarbeiten und einheitlich darstellen:

• Preis und Menge
• Lieferzeit
• Zahlungsbedingungen
• technische Abweichungen
• fehlende oder unklare Positionen

Eine Vergleichstabelle macht Unterschiede sichtbar. Das günstigste Angebot kann etwa später liefern oder eine technische Mindestanforderung nicht erfüllen.

Die geschäftliche Entscheidung bleibt beim Unternehmen. Es legt fest, wie Preis, Lieferzeit, Qualität und Lieferantenzuverlässigkeit gewichtet werden. Das System kann diese Kriterien anwenden und einen Vorschlag begründen. Microsoft beschreibt vergleichbare Automatisierungen bei Lieferantenkommunikation und Bestelländerungen.

Rechte und Freigaben festlegen

Ein entsprechend ausgestatteter Agent kann E-Mails lesen, Daten auswerten oder eine Bestellung vorbereiten. Ob er das darf, bestimmen angebundene Werkzeuge, Berechtigungen und interne Regeln.

Für verbindliche Bestellungen kann das Unternehmen eine ausdrückliche Freigabe als interne Regel vorsehen. Erlaubte Routineaktionen müssen dagegen nicht grundsätzlich auf eine Einzelentscheidung warten. Nachvollziehbare Protokolle, möglichst geringe Berechtigungen und klare Grenzen für folgenreiche Aktionen helfen dabei, Risiken zu begrenzen. Darauf weist auch OWASP zu übermäßiger Autonomie von KI-Systemen hin.

Was Unternehmen vor der Auswahl prüfen sollten

Prüft vor der Einführung konkret:

• Welche Daten und Dokumente kann das System verwenden?
• Welche Quellen und Werkzeuge sind angebunden?
• Welche Aktionen darf es selbst ausführen?
• Wie dokumentiert es Annahmen, Unsicherheiten und Ergebnisse?
• Nach welchen Kriterien vergleicht es Angebote?

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