KI-Agent Meeting Vorbereitung: So wird aus Kontext eine gute Gesprächsgrundlage

Kurz vor dem Lieferantengespräch prüft der Geschäftsführer noch schnell die Einladung, sucht alte Gesprächsnotizen und fragt drei Kollegen nach dem aktuellen Stand. Im Termin fehlen dann trotzdem wichtige Informationen: eine technische Zusage, eine Kostenfreigabe oder ein klarer nächster Schritt.

Bei der KI-Agent Meeting Vorbereitung bündelt ein KI-Agent die relevanten Informationen aus freigegebenen Quellen. Er prüft Agenda und Gesprächsziel, ordnet Teilnehmer und ihre Rollen ein, fasst offene Punkte zusammen und markiert Entscheidungen, die im Termin anstehen.

Welche Informationen der Agent zusammenführt

Ein KI-Agent arbeitet zielorientiert und mehrstufig. Er kann Informationen suchen, vergleichen und daraus eine Vorbereitung erstellen. Je nach System bestimmt er seinen Arbeitsweg teilweise selbst und nutzt dafür erlaubte Werkzeuge. Das unterscheidet ihn von einem festen Ablauf, der immer dieselben Schritte ausführt. Anthropic beschreibt diese Abgrenzung ausführlicher.

Für die Vorbereitung braucht der Agent ausreichenden Kontext. Dazu gehören zum Beispiel:

• Kalendereinladung und Agenda
• frühere Gesprächsnotizen und Protokolle
• Aufgaben, Fristen und bisherige Zusagen
• relevante Dokumente und Nachrichten
• Rollen der eingeladenen Teilnehmer

Das Ergebnis sollte kurz und entscheidungsorientiert sein. Es beschreibt die Gesprächslage, offene Entscheidungen, ungeklärte Fragen, Verantwortlichkeiten und die verwendeten Quellen. Fehlen Informationen, muss der Agent das deutlich kennzeichnen. Microsoft weist darauf hin, dass Ergebnisse ohne zugängliche Vorinformationen unvollständig oder allgemein bleiben können.

Beispiel: Vorbereitung eines Lieferantengesprächs

Angenommen, die Agenda sieht eine Entscheidung über Liefertermin und Preis vor. Der Agent findet in einem freigegebenen Projektordner drei offene Punkte: eine fehlende technische Zusage, eine ausstehende Kostenfreigabe und einen ungeklärten Eskalationsweg.

Die Vorbereitung ordnet Einkauf, Technik und Geschäftsführung nach ihrer vermuteten Rolle ein. Zu jedem offenen Punkt nennt sie die Quelle und schlägt eine konkrete Frage für das Gespräch vor. Außerdem zeigt sie, welche Entscheidung am Ende des Termins benötigt wird.

Die Rollen bleiben Einschätzungen, sofern sie nicht ausdrücklich hinterlegt sind. Auch eine vorgeschlagene Entscheidung darf nicht als bereits beschlossen erscheinen.

Rechte und Nachvollziehbarkeit

Welche Kalender, Dateien oder Nachrichten ein Agent lesen darf, hängt von den eingeräumten Rechten und den organisatorischen Grenzen ab. Je nach System kann ein Agent über erlaubte Werkzeuge auch Aktionen ausführen. Für sensible oder folgenreiche Aktionen kann eine ausdrückliche Freigabe sinnvoll sein.

Jede wichtige Aussage sollte auf eine Quelle zurückführen. Der Agent sollte außerdem kenntlich machen, wenn Unterlagen veraltet, widersprüchlich oder unvollständig sind. NIST hebt unter anderem sichere Agenteninteraktionen sowie Forschung zu Identität und Authentifizierung hervor.

Was Needs damit zu tun hat

Needs beschreibt sich als Agent OS für Unternehmen. Welche Datenquellen, Rollen, Berechtigungen und Freigaben für eine solche Meeting-Vorbereitung sinnvoll sind, muss jeweils passend zum Unternehmen festgelegt werden.

Wenn ihr prüfen möchtet, wie diese Vorbereitung zu eurem Arbeitsalltag passt, findet ihr weitere Informationen bei Needs.