Wie helfen KI-Agenten bei der Rechnungsverarbeitung?

Montagmorgen liegen zwölf Rechnungen im E-Mail-Postfach. Einige enthalten eine Bestellnummer, andere nur den Namen eines Ansprechpartners. Bei einer Rechnung stimmt die Menge nicht mit der Bestellung überein.

Ein KI-Agent für Rechnungsverarbeitung kann solche Belege auslesen, einordnen und mit vorhandenen Informationen abgleichen. Bei Abweichungen beschreibt er den Klärfall und übergibt ihn an die zuständige Person. Die eigentliche Buchung erfolgt dadurch noch nicht automatisch.

Was ein KI-Agent bei Rechnungen übernimmt

Zuerst erkennt der Agent den Dokumenttyp und liest wichtige Angaben aus. Dazu gehören etwa Rechnungsnummer, Lieferant, Rechnungsdatum, Beträge, Positionen und Bestellbezug. Verfahren zur intelligenten Dokumentenverarbeitung verbinden diese Schritte mit Validierungen und weiteren Prozessaktionen, wie die Dokumentation von AWS beschreibt.

Danach ordnet der Agent die Rechnung ein. Er kann Lieferantenstammdaten, Bestellungen und interne Vorgaben heranziehen. Stimmen die verfügbaren Angaben überein, bereitet er den Datensatz für den vorgesehenen nächsten Prozessschritt vor.

Fehlen Angaben oder widersprechen sich die Daten, wechselt der Ablauf:

• Der Agent sucht nach verfügbaren Informationen.
• Er beschreibt die festgestellte Abweichung.
• Er ergänzt den Beleg und sein Prüfergebnis.
• Er übergibt den Vorgang als Klärfall.

Bleibt die Ursache offen, entscheidet ein Mensch. Bei risikoreichen oder irreversiblen Aktionen können Unternehmen zusätzlich eine ausdrückliche Freigabe vorsehen. Solche Grenzen richten sich nach Aktion, Risiko und Berechtigung. Microsoft empfiehlt, folgenreiche Aktionen durch feste Kontrollmechanismen abzusichern.

Unterschied zur festen Automatisierung

Eine regelbasierte Automatisierung arbeitet mit vorher festgelegten Bedingungen: Ist eine Bestellnummer vorhanden und stimmt der Betrag, wird der Vorgang weitergeleitet. Ein unbekannter Beleg oder eine Abweichung kann dabei zu einem Fehler oder manuellen Prüfschritt führen.

Ein KI-Agent kann mehrere Datenquellen und Werkzeuge nutzen, Zwischenergebnisse bewerten und seinen Ablauf an den konkreten Beleg anpassen. Das ist besonders bei wechselnden Rechnungsformaten und Ausnahmen relevant. IBM beschreibt KI-Agenten als Systeme, die Ziele verfolgen, Werkzeuge einsetzen und ihren Ablauf situativ steuern.

Was das bei Needs bedeutet

Needs beschreibt sich als Agent OS für Unternehmen, in dem Agenten Aufgaben vorbereiten und freigegebene Aktionen ausführen. Welche Schritte ein Agent übernehmen darf und an welcher Stelle ein Mensch entscheidet, hängt von Aktion, Risiko und Konfiguration ab.

Auch bei einem KI-Agenten müssen Rechnungsprozesse nachvollziehbar bleiben. Die Anforderungen der GoBD zu Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung und maschineller Auswertbarkeit bilden dafür den relevanten Rahmen.

Wenn ihr prüfen möchtet, wie ein KI-Agent eure Rechnungsprüfung unterstützen kann, informiert euch bei Needs.