KI-Agenten beim Mitarbeiterwechsel: Wissen sicher übergeben

Eine Projektleiterin verlässt das Unternehmen. Im Projektordner liegen Protokolle, Dateien und Aufgaben. Trotzdem fehlen oft die entscheidenden Zusammenhänge: Warum wurde der Termin verschoben? Wer wartet auf eine Rückmeldung? Welche Zusage steht noch aus?

Ein entsprechend eingerichteter KI-Agent kann zugelassene Unterlagen, Besprechungsnotizen und Nachrichten zusammenführen. Für den Mitarbeiterwechsel entsteht daraus eine strukturierte Übergabe mit Entscheidungen, Zuständigkeiten, Kontakten, Fristen und offenen Punkten.

Was eine gute Übergabe sichtbar macht

Eine Übergabe sollte nicht nur Ergebnisse aufzählen. Sie muss zeigen, wie das Projekt aktuell steht und was als Nächstes geschehen muss:

• Welche Entscheidungen wurden getroffen – und warum?
• Welche Aufgaben sind erledigt, offen oder voneinander abhängig?
• Wer ist für den nächsten Schritt verantwortlich?
• Welche Ansprechpartner sind wichtig?
• Welche Fristen, Risiken und Rückfragen bleiben bestehen?

Der KI-Agent sollte Aussagen mit den zugelassenen Quellen verknüpfen. So kann die neue Projektleitung bei Bedarf nachlesen, ob eine Entscheidung aus einem Protokoll, einer Nachricht oder einem Dokument stammt.

Welche Aktionen ein KI-Agent ausführen darf, hängt von seiner Einrichtung und seinen Zugriffsrechten ab. NIST beschreibt unterschiedliche Zugriffsmuster für Agentensysteme – vom Lesen bis zu eingeschränkten Schreibrechten.

Private Inhalte gehören nicht automatisch in die Übergabe

Nicht jede Information eines Mitarbeiters ist Projektwissen. Private Chatverläufe, persönliche Bewertungen und nicht benötigte Kontaktdaten sollten außen vor bleiben. Vor der Verarbeitung braucht ihr deshalb klare Regeln:

• Welche Quellen darf der KI-Agent verwenden?
• Welche Informationen sind für die Übergabe wirklich notwendig?
• Wer darf das Ergebnis sehen?
• Wie lange bleiben personenbezogene Daten gespeichert?
• Wie lassen sich falsche oder veraltete Angaben korrigieren?

Artikel 5 der DSGVO nennt dafür unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung und Sicherheit. Eine automatische Übergabe ersetzt trotzdem keine Prüfung der konkreten Verarbeitung.

Rechte und Freigaben sauber trennen

Ein KI-Agent kann je nach Einrichtung eine E-Mail vorbereiten, eine Aufgabe anlegen oder Informationen verknüpfen. Ob er diese Aktion ausführen darf, bestimmen Rollen, Datenzugriffe und Werkzeugrechte.

Für sensible oder schwer rückgängig zu machende Aktionen kann das Unternehmen eine ausdrückliche menschliche Freigabe verlangen. Erlaubte Routineaufgaben kann der Agent dagegen innerhalb des gesetzten Rahmens selbst erledigen. OWASP empfiehlt dafür minimale Berechtigungen, getrennte Speicherbereiche, Prüfungen vor dem Speichern sowie Ablauf- und Löschregeln.

Wie Needs den Ansatz einordnet

Needs beschreibt eine gemeinsame Wissensbasis für Unternehmen, in die Gespräche, Aufgaben und Ergebnisse einfließen können. Private Gespräche beschreibt Needs als getrennt vom gemeinsamen Unternehmenswissen; damit lässt sich eine Übergabe mit Zuständigkeiten, Entscheidungen und offenen Aufgaben vorbereiten.

Ob diese Ausgestaltung zu euren Quellen, Rollen und Datenschutzanforderungen passt, muss im konkreten Unternehmen geprüft werden.

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