Wie baut man eine Wissensbasis für KI-Agenten auf?

Ein Vertriebsmitarbeiter sucht die aktuelle Lieferzeit. Im Projektordner stehen zehn Tage, in einer alten Preisliste drei Wochen und in einer E-Mail „nach Absprache“. Aus solchen widersprüchlichen Quellen kann ein KI-Agent keine verlässliche Antwort ableiten, wenn er ihre Gültigkeit nicht erkennen oder klären kann.

Eine gute KI-Agent-Wissensbasis beginnt deshalb nicht mit dem vollständigen Firmenarchiv. Wählt zuerst wenige aktuelle Quellen aus, klärt Widersprüche, vergebt passende Zugriffsrechte und prüft die Antworten mit echten Fragen aus dem Arbeitsalltag.

Mit verantworteten Quellen beginnen

Nehmt zunächst Dokumente auf, die heute gelten und für die ein Mitarbeiter oder Bereich verantwortlich ist. Dazu können gehören:

• freigegebene Arbeitsanweisungen
• aktuelle Produktinformationen
• gültige Preis- und Versandregeln
• geprüfte Antworten auf häufige Kundenfragen

Alte Fassungen und Entwürfe sollten aus dem aktiven Suchbestand entfernt oder eindeutig als ungültig gekennzeichnet werden. Widersprüchliche Angaben müsst ihr vor der Nutzung klären. Haltet außerdem fest, wer eine Quelle pflegt und wann sie zuletzt geprüft wurde.

Wie ein KI-Agent Wissen findet

Viele Systeme nutzen Retrieval-Augmented Generation (RAG). Bei einer Frage sucht das System passende Textstellen und übergibt sie dem Sprachmodell als zusätzlichen Kontext. Daraus entsteht eine Antwort, die möglichst auf die verwendeten Quellen verweist. Microsoft beschreibt diesen Ablauf sowie Stichwortsuche, semantische Suche und Zugriffskontrollen.

Das Sprachmodell wird dabei nicht mit jedem Dokument neu trainiert. Es erhält die gefundenen Firmeninformationen für die jeweilige Aufgabe. Eine gute Suche verringert das Risiko unbegründeter Antworten, verhindert Fehler aber nicht vollständig.

Rechte vor dem Import festlegen

Ein KI-Agent sollte nur Inhalte abrufen, die für seine Aufgabe und seinen Nutzer freigegeben sind. Legt deshalb vor dem Import fest, welche Bereiche auf welche Quellen zugreifen können. Vertrauliche Personal- oder Finanzdokumente sollten nicht versehentlich in einer allgemeinen Antwort erscheinen.

Prüft außerdem Aufbewahrungsfristen, Löschregeln und den Umgang mit personenbezogenen Daten. Nicht jedes vorhandene Dokument gehört automatisch in die aktive Wissensbasis.

Mit Stichproben testen

Testet die Wissensbasis mit typischen Fragen aus Vertrieb, Kundenservice oder Projektarbeit. Prüft dabei:

1. Ist die Antwort sachlich richtig?
2. Verweist sie auf die gültige Quelle?
3. Beachtet sie die Zugriffsrechte?
4. Erkennt der KI-Agent fehlende oder widersprüchliche Informationen?

Nehmt auch Fragen auf, die sich mit den vorhandenen Quellen nicht beantworten lassen. In diesem Fall sollte der KI-Agent die Wissenslücke benennen, statt eine Antwort zu erfinden.

Aktualisierung verbindlich organisieren

Bestimmt für jede wichtige Quelle einen Verantwortlichen und einen passenden Prüfrhythmus. Wenn sich Preise, Lieferzeiten oder Abläufe ändern, muss die alte Fassung deaktiviert oder klar gekennzeichnet werden.

KI-Agenten können Prozesse und Werkzeuge innerhalb ihrer gesetzten Rechte selbst steuern; welche Aktionen zusätzliche Freigaben brauchen, hängt von Risiko und Konfiguration ab. Anthropic erläutert diese Arbeitsweise und sinnvolle menschliche Kontrollpunkte.

Needs ist eine Arbeitsplattform, auf der Mitarbeiter und spezialisierte KI-Agenten mit gemeinsamem Firmenwissen arbeiten können. Wenn ihr euer Wissen kontrolliert für KI-Agenten nutzbar machen möchtet, erfahrt ihr mehr über Needs.