KI im Controlling: Was ein Agent zwischen Monatsabschluss und Forecast übernimmt

Im Controlling eines mittelständischen Unternehmens geht die meiste Zeit in das, was vor der Analyse passieren muss. Zahlen aus Buchhaltung, ERP und einem halben Dutzend Excel-Dateien müssen zusammenpassen. Jemand muss herausfinden, warum zwei Summen um 14.000 Euro auseinanderliegen, bei drei Abteilungsleitern nachfragen, warum die Fremdleistungen gestiegen sind, und die Antworten in den Monatsbericht übertragen. Diese Arbeit kann ein KI-Agent heute zu großen Teilen selbst erledigen. Die Prognosemodelle, mit denen viele Anbieter werben, brauchen dagegen eine saubere Datenbasis, die es in den meisten mittelständischen Firmen nicht gibt.

Mit KI-Agent ist hier ein Programm auf Basis eines Sprachmodells gemeint, das mehrere Arbeitsschritte hintereinander selbst ausführt. Es liest Dateien, rechnet, schreibt Nachrichten und wertet Antworten aus, ohne für jeden Schritt eine neue Anweisung zu brauchen. Was der Agent darf und was nicht, legt ihr vorher fest.

Wo im Controlling die Zeit wirklich hingeht

Den Takt des Monatsabschlusses gibt im Mittelstand oft der Steuerberater vor. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss bis zum 10. Tag nach Ablauf des Monats beim Finanzamt sein. Mit einer Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist um einen Monat, wie die Finanzämter Baden-Württemberg erklären. Viele Kanzleien buchen deshalb auf diese Frist hin. Eine belastbare BWA oder Summen- und Saldenliste liegt dann zwischen zehn Tagen und sechs Wochen nach Monatsende vor.

Diese Zahlen zeigen aber nur, was gebucht ist. Ob ein Auftrag schon geliefert, aber noch nicht abgerechnet ist, ob eine große Lieferantenrechnung noch unbearbeitet im Postfach liegt oder ob die Personalkosten wegen einer Einmalzahlung steigen, steht nicht in der Buchhaltung. Das wissen Vertrieb, Produktion und Einkauf. Ein großer Teil der Abschlusswoche geht deshalb dafür drauf, diese beiden Welten zu verbinden. Der Controller exportiert Daten und kopiert sie in die Berichtsvorlage. Dann sucht er die Ursache, wenn eine Summe nicht stimmt, schreibt Rückfragen, wartet auf Antworten und überträgt sie schließlich als Kommentar.

Wenn der Bericht endlich stimmt, ist er meist schon überfällig. Für die Frage, was die Zahlen für die nächsten Entscheidungen bedeuten, bleibt dann wenig Zeit, obwohl die Geschäftsführung genau deswegen einen Controller hat.

Warum die üblichen KI-Versprechen am Mittelstand vorbeigehen

Die meisten Angebote zu KI im Controlling setzen bei der Prognose an. Ein Modell lernt aus mehreren Jahren sauberer Historie und sagt Umsatz, Liquidität oder Absatz voraus. Das funktioniert, wenn die Daten in einem Data Warehouse oder einer Planungssoftware einheitlich strukturiert vorliegen. Im Mittelstand liegt die Finanzbuchhaltung dagegen häufig in DATEV beim Steuerberater, das ERP hat eigene Auswertungen, und die Planung ist eine gewachsene Excel-Datei, deren Formeln eine einzige Person wirklich versteht.

Die Zahlen bestätigen, dass genau hier der Engpass liegt. In der Gartner-Umfrage 2025 unter 183 Finanzverantwortlichen nutzen 59 Prozent KI in ihrer Finanzfunktion. Als größte Hindernisse nennen sie fehlende Datenkompetenz und mangelhafte Datenqualität oder -verfügbarkeit, und 91 Prozent berichten anfangs von geringer oder mittlerer Wirkung. Im deutschsprachigen Raum ist der Abstand noch deutlicher. Laut dem WHU Controller Panel setzen 82 Prozent der Befragten weitgehend selbstständig handelnde KI-Agenten praktisch noch nicht ein, und nur drei Prozent sehen ihr Controlling bei KI schon auf der höchsten Entwicklungsstufe.

Daraus folgt eine andere Reihenfolge, als die meisten Anbieter vorschlagen. Wer erst ein Data Warehouse bauen muss, bevor KI überhaupt etwas beitragen kann, wartet Jahre. Ein Agent kann dagegen mit denselben Exporten arbeiten, die heute schon ein Mensch öffnet. Er löst damit das Problem verstreuter Daten an der Stelle, an der es entsteht, nämlich beim monatlichen Zusammentragen.

Was ein Agent zwischen Abschluss und Forecast übernimmt

Die folgenden Schritte laufen in vielen Controlling-Abteilungen jeden Monat gleich ab. Gerade deshalb lohnen sie sich für einen Agenten.

Zahlen abgleichen

Der Agent liest die Summen- und Saldenliste aus der Buchhaltung, die fakturierten Umsätze aus dem ERP und die Planwerte aus Excel. Danach prüft er, ob die Zahlen zueinander passen. Die Umsatzerlöse in der Buchhaltung sollten zum fakturierten Umsatz im ERP passen, und jede Differenz braucht eine Erklärung, zum Beispiel eine Rechnung, die im ERP schon geschrieben, aber noch nicht gebucht ist. Am Ende legt der Agent eine Abstimmung vor, in der die erklärten Differenzen aufgelöst sind und nur die offenen übrig bleiben.

Abweichungen finden und bis zur Buchung zurückverfolgen

Wie groß eine Abweichung sein muss, damit sie zählt, legt der Controller fest, etwa „über 10 Prozent und über 5.000 Euro gegenüber Plan“. Der Agent rechnet Plan-Ist und Vorjahresvergleich für jedes Konto und jede Kostenstelle. Dann verfolgt er jede auffällige Abweichung bis zu den einzelnen Buchungen zurück. Das geht, weil der Buchungsstapel im DATEV-Format zu jeder Buchung Konto, Kostenstelle, Belegnummer und Buchungstext enthält. Aus „Fremdleistungen Kostenstelle 410 liegen 38 Prozent über Plan“ wird so „drei Rechnungen eines neuen Dienstleisters machen 21.000 Euro der Abweichung aus“.

Rückfragen an die Fachbereiche

Hier spart der Agent die meiste Wartezeit. Eine Mail mit der Bitte, „die Abweichungen zu kommentieren“, bleibt liegen, weil der Empfänger erst selbst recherchieren müsste, worum es geht. Der Agent schickt dem Kostenstellenverantwortlichen stattdessen eine konkrete Frage mit den drei Rechnungen, dem Betrag und der Frage, ob die Leistung einmalig war oder weiterläuft. Bleibt die Antwort aus, fasst er nach. Wer die Buchungen vor sich hat, antwortet meist mit einem Satz, und genau dieser Satz fehlt heute im Bericht.

Kommentare schreiben

Aus den Antworten formuliert der Agent die Kommentare im Monatsbericht und vermerkt, von wem welche Erklärung stammt. Er trennt dabei Einmaleffekte von laufenden Veränderungen. Diese Unterscheidung braucht der Bericht ohnehin, und für den Forecast ist sie die wichtigste Information.

Forecast pflegen

Für den Forecast trägt der Agent die neuen Ist-Werte ein und überträgt bekannte Tatsachen in die Folgemonate. Wenn der Einkauf bestätigt, dass der neue Dienstleister bis Jahresende monatlich 7.000 Euro kostet, passt der Agent die betroffene Zeile an und vermerkt die Quelle. Annahmen, die eine Einschätzung brauchen, setzt er nicht selbst. Ob ein Großkunde seine Abrufe im vierten Quartal wieder hochfährt, markiert er als offene Frage für den Controller.

Wie das ohne Data Warehouse funktioniert

Ein Agent braucht keine einheitliche Datenbank, weil er Dateien so lesen kann wie ein Mensch, nur schneller und jeden Monat gleich. Für die Buchhaltung ist das sogar recht einfach. Das DATEV-Format ist eine CSV-Datei mit festem Aufbau. Die erste Zeile enthält Metadaten, die zweite die Spaltennamen, danach folgen die Buchungen, mit Semikolon als Trennzeichen und Komma als Dezimalzeichen. Auch die Summen- und Saldenliste lässt sich als CSV exportieren. ERP-Auswertungen und Excel-Dateien sind weniger einheitlich, aber ein Agent kann lernen, wo in der Umsatzliste die Spalte „fakturiert am“ steht. Ihr müsst das nur einmal festlegen.

Entscheidend ist, wie ihr die Arbeit aufteilt. Jeder Schritt sollte mit einer Kontrollsumme enden, die der Agent selbst prüft. Wenn er die Kostenstellen aus dem Buchungsstapel aufsummiert, muss das Ergebnis mit der Summen- und Saldenliste übereinstimmen. Stimmt es nicht, hört er an dieser Stelle auf und meldet die Differenz, statt mit falschen Zahlen weiterzurechnen. Dieselbe Regel gilt für die Planungsdatei. Der Agent schreibt Ist-Werte und Kommentare in festgelegte Bereiche. Die Formeln und die Struktur des Planungsmodells gehören weiter dem Controller.

Wo Agenten heute noch Fehler machen

Wie schwer echte Finanzarbeit in Tabellen für KI ist, zeigt der Finch-Benchmark, den Forscher Ende 2025 veröffentlicht haben. Er besteht aus 172 Arbeitsabläufen aus realen Unternehmensdaten, mit großen, unaufgeräumten Excel-Dateien, verschachtelten Formeln und verbundenen Zellen. Das beste getestete System, GPT 5.1 Pro, erledigte 38,4 Prozent der Abläufe korrekt, Claude Sonnet 4.5 kam auf 25 Prozent. Sobald ein Ablauf mehr als zwei Teilaufgaben hatte, fiel die Quote bei GPT 5.1 Pro von 44,3 auf 23,5 Prozent, weil sich kleine Fehler von Schritt zu Schritt aufsummieren.

Bei Claude Sonnet 4.5 ging der größte Teil der Fehler, 35 Prozent, auf falsch verstandene Formeln zurück. Die Modelle lasen die angezeigten Werte und übersahen die Geschäftslogik, die in den Formeln steckt. Die Forscher fanden außerdem Fälle, in denen Formeln stillschweigend durch feste Werte ersetzt wurden. Menschliche Prüfer übersehen das in der Excel-Oberfläche leicht.

Die getesteten Modelle sind inzwischen nicht mehr die neuesten. Die Fehlerquellen liegen aber in der Art der Aufgabe: lange Ketten von Schritten und Logik, die in gewachsenen Tabellen versteckt ist. Für die Praxis heißt das, dass du einen Agenten ein historisch gewachsenes Planungsmodell nicht eigenständig umbauen lässt. Er bekommt die wiederkehrenden, klar abgegrenzten Schritte mit Kontrollsummen dazwischen, und dafür reicht seine Zuverlässigkeit, weil jeder Fehler am nächsten Prüfpunkt auffällt.

Was beim Controller bleibt

Beim Controller bleibt der Teil der Arbeit, für den das Unternehmen ihn eigentlich bezahlt. Der Agent kann sagen, dass die Fremdleistungen um 21.000 Euro gestiegen sind und dass der Einkauf das mit einem neuen Dienstleister erklärt. Ob dieser Dienstleister eine bewusste Entscheidung war, ob er die eigene Kapazität ersetzt oder ergänzt und was das für die Marge im nächsten Jahr bedeutet, beurteilt ein Mensch, der das Geschäft kennt. Dasselbe gilt für die Plausibilität von Erklärungen. Wenn ein Bereich seit fünf Monaten jeden Monat einen „Einmaleffekt“ meldet, kann der Agent das sichtbar machen. Das Gespräch darüber führt der Controller.

Auch die Annahmen im Forecast bleiben seine Sache, ebenso die Frage, welche drei Punkte aus dem Monatsbericht die Geschäftsführung wirklich wissen muss. Im WHU Controller Panel beschreibt Utz Schäffer diese Verschiebung so: Controller müssen künftig nicht mehr jeden Bericht selbst erstellen. Sie gestalten Daten- und Steuerungsmodelle, sichern Regeln und Entscheidungslogiken, koordinieren automatisierte Abläufe und KI-Agenten und bringen als kritisches Gegenüber des Managements die richtigen Fragen ein.

Ein Nebeneffekt verdient Aufmerksamkeit, weil er erst nach ein paar Jahren sichtbar wird. Junge Controller haben ein Unternehmen bisher gerade über das Zusammentragen kennengelernt, über die Rückfragen und die Abstimmungen, die nicht aufgingen. Die WHU-Studie nennt das ein Nachwuchsdilemma. Wenn ein Agent diese Arbeit übernimmt, sollten Nachwuchskräfte seine Abstimmungen und Rückfragen lesen und nachvollziehen, statt nur den fertigen Bericht zu sehen.

Welche Rechte und Grenzen du festlegst

Ein Agent im Controlling braucht wenige, klar beschriebene Rechte. Für die Arbeit zwischen Abschluss und Forecast reichen diese:

• Lesezugriff auf die Buchhaltungsexporte, die relevanten ERP-Auswertungen und die Planungsdatei.
• Schreibzugriff auf die Berichtsvorlage und auf die festgelegten Ist- und Kommentarbereiche im Forecast.
• Das Recht, Rückfragen an eine feste Liste von Kostenstellenverantwortlichen zu schicken und bis zu einer festgelegten Zahl von Malen nachzufassen.
• Schwellenwerte, ab denen eine Abweichung nachverfolgt wird.

Genauso klar sollte sein, was der Agent nicht tut. Er bucht nicht in der Finanzbuchhaltung, ändert keine Stammdaten und schreibt nicht an Externe. Innerhalb dieses Rahmens erledigt er seine Arbeit selbst, ohne dass jemand jeden Schritt bestätigt. Eine ausdrückliche Freigabe braucht es dort, wo Zahlen das Haus verlassen und verbindlich werden. Geht der Forecast an die Bank, weil eine Kreditlinie verlängert werden soll, schickt ihn der Controller oder die Geschäftsführung, nachdem sie die Zahlen geprüft haben.

Womit du anfangen solltest

Fang mit dem Monatsbericht an, der heute die meisten Rückfragen erzeugt, und lass den Agenten einen Abschluss lang parallel zum Controller arbeiten. Danach vergleicht ihr, ob die Abstimmungen dieselben Differenzen gefunden haben und ob die Rückfragen beantwortet wurden. Achte auch darauf, wo der Agent an einer Kontrollsumme angehalten hat. Diese Stellen zeigen fast immer eine Unklarheit in den Daten oder im Ablauf, die auch der Controller bisher jeden Monat von Hand umschifft hat.

Den Forecast nimmst du erst dazu, wenn der Abschlussteil zuverlässig läuft. Er baut auf den Kommentaren auf, und wenn die Einordnung als Einmaleffekt oder laufende Veränderung stimmt, ist die Fortschreibung zum größten Teil Routine.

Frag deinen Controller vorher, welche Exporte er jeden Monat als Erstes öffnet und wem er danach die meisten Mails schreibt. An dieser Stelle setzt der Agent an.